Depuis le 1er janvier 2022, les modalités pour remplir les bulletins de salaire de vos employés ont changé. La réforme vise à faciliter la déclaration d’impôt de vos salariés, avec une mention claire du salaire net imposable. Zoom sur le nouveau fonctionnement mis en place.
Le bulletin de paie, de quoi parle-t-on ?
La fiche de paie, autre nom du bulletin de salaire, est remise au salarié par l’employeur au moment de verser le salaire. Pour rappel, le salaire est en général versé chaque mois à la même période. Pour autant, vous êtes libre, en tant que chef d’entreprise, de fixer la date à laquelle les salaires sont versés.
Le bulletin de paie vaut, quel que soit le type de contrat salarié (CDI, CDD, temps plein, temps partiel, intérim, contrat saisonnier, etc.) et le montant de la rémunération. En d’autres termes, il concerne tous les employés de votre entreprise !
💡 Bon à savoir
Un dirigeant d’entreprise sous le statut d’assimilé salarié doit aussi émettre des fiches de paie concernant sa propre rémunération !
La remise de la fiche de paie sous format numérique s’est désormais généralisée. En principe, l’employeur envoie donc électroniquement ce document à ses salariés. Vous devez néanmoins garantir la protection des données personnelles des salariés. Attention, en cas de dématérialisation, un double du bulletin de paie est obligatoirement conservé pendant 5 ans par l’employeur. Néanmoins, l’accessibilité du bulletin est garantie sur 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du travailleur.
❓ Le saviez-vous ?
Un salarié peut s’opposer à l’envoi électronique de son bulletin de paie, en le signalant directement l’employeur.
Quelles sont les modifications apportées en 2022 ?
Depuis le décret du 23 décembre 2021, la forme du bulletin de paie a évolué. Pour toute rémunération versée après le 1er janvier 2022, il est désormais obligatoire de faire apparaître :
- Le montant du salaire net imposable versé à l’employé
- Le montant des heures supplémentaires et/ou complémentaires exonérées d’impôts (limite de 5 000 € net par an)
- Le montant du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu
- Le montant du cumul annuel, pour chacune des trois valeurs ci-dessus (ce chiffre correspond concrètement à l’addition des valeurs déjà perçues depuis le début de l’année calendaire)
Ces changements interviennent dans la rubrique (ou cadre) « Impôt sur le revenu », et font suite à la généralisation du prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu (IR). Vous retrouvez ce cadre dans la partie consacrée au récapitulatif du bulletin de paie. Cette rubrique donne les informations relatives à l’imposition du salaire : base du prélèvement, taux applicable et montant dû.
En parallèle, les lignes mentionnant « Net à payer avant impôt sur le revenu » et « Net à payer au salarié » doivent désormais apparaître clairement, pour faciliter la lisibilité aux employés.
Autre nouveauté, sur la ligne « exonérations, écrêtements et allègements de cotisations » figurent dorénavant à la fois la part du salarié et celle de l’employeur (auparavant seule celle de l’employeur était remplie). Concrètement, cela permet d’afficher les exonérations dont bénéficient à la fois le salarié et l’employeur. Il s’agit par exemple de la réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires ou des exonérations patronales.
Attention, depuis le 1er janvier 2022, le versement de la prime exceptionnelle de pouvoir d’achat et de l’indemnité inflation doivent aussi figurer sur le bulletin de salaire du mois de versement, si elles ont été attribuées au salarié.
Comment remplir un bulletin de paie ?
Respecter les mentions obligatoires
Le bulletin de paie est un document indispensable au fonctionnement de votre entreprise (si vous employez des salariés) et contient de nombreuses mentions obligatoires. Vous ne pourrez pas délivrer un bulletin de paie valide sans les faire apparaître.
Elles regroupent des informations sur l’employeur et le salarié concerné, son salaire, son imposition ou encore les charges sociales versées. Il faudra procéder par ordre, pour aboutir au montant final à verser à votre salarié.
⚠️ Information importante
Ne pas respecter les obligations sur le bulletin de paie vous expose à une amende de 3ème classe (450 € max). De la même manière, l’absence de bulletin de paie pour votre salarié peut valoir présomption de travail dissimulé.
L’identification des parties
Vous devrez d’abord renseigner les informations sur votre entreprise (nom, adresse, Code APE/NAF ou numéro SIRET) et sur le salarié concerné (nom, emploi, informations sur la convention collective applicable, date d’entrée). Pour ce dernier, il faut également faire part de la période de travail et du nombre d’heures effectuées au cours de celle-ci (normales et supplémentaires).
Bien entendu, vous devez indiquer les références classiques du bulletin, notamment la période couverte ou encore la date de paiement effectif.
💡 Bon à savoir
Si nécessaire, selon le type de contrat conclu, il faudra aussi indiquer obligatoirement :
- La nature et le montant des accessoires de salaire (véhicule de fonction, primes, etc.)
- La base de calcul, si ce n’est pas la durée de travail
- La nature et le volume du forfait, pour les salariés au forfait (dont la rémunération ne dépend pas du temps de travail)
La part des cotisations et contributions sociales
La fiche de paie classe les cotisations sociales en 5 groupes principaux :
- Santé ; comprenant la sécurité sociale et les complémentaires santé et prévoyance
- AT-MP (Accidents du Travail-Maladies Professionnelles)
- Retraite ; comprenant les parts de la sécurité sociale (plafonnées et déplafonnées) et celles de la complémentaire et de la supplémentaire
- Famille
- Assurance Chômage ; comprenant les cotisations à l’APEC
Chacune de ces catégories doit indiquer les valeurs des bases de cotisations, ainsi que le taux salarial, la part du salarié et celle de l’employeur.
Dans cette rubrique, vous devez aussi mentionner les cotisations statutaires ou de la convention collective. En clair, il faudra renseigner par exemple la valeur de la CSG-CRDS payée par votre salarié. Ces prélèvements sociaux visent à rembourser la dette, via une partie retenue sur les revenus de chaque travailleur.
Comme dit précédemment, vous êtes tenu d’indiquer depuis 2022 les parts salarié et employeur de toute exonération. Cette nouveauté concerne la ligne « exonérations, écrêtements et allègements de cotisations ». Il en va de même pour les valeurs totales des cotisations et contributions (montant total versé par l’employeur).
Les informations sur le salaire
L’administration exige que l’employeur remplisse le montant net à payer avant l’imposition, de façon suffisamment claire.
Avec le prélèvement à la source, vous devez prendre en compte de nouvelles obligations. Il faut donc aussi indiquer le montant net imposable (valeur soumise à l’imposition).
Concernant l’impôt sur le revenu, le bulletin de paie doit également afficher clairement :
- La base de calcul, autrement dit la valeur prise en compte
- Le taux du prélèvement, c’est le pourcentage qui sera prélevé (personnalisé, non personnalisé ou individualisé)
- Le montant prélevé
En cas d’heures supplémentaires ou complémentaires, vous devez aussi faire apparaître le montant net de celles exonérées.
Au final, il faudra avoir renseigné la valeur nette du salaire avant et après l’imposition. Le nouveau format du bulletin de paie prévoit que ces chiffres doivent être clairement identifiables. La valeur finale de la rémunération est d’ailleurs à fournir en euros.
⚠️ Information importante
La loi interdit d’apposer certaines mentions jugées confidentielles sur les bulletins de salaire ! Par exemple, vous ne pouvez pas indiquer si votre salarié a eu recours à son droit de grève au cours de la période concernée ou s’il a exercé une activité de représentation salariale (s’il est par exemple représentant syndical). Il en va des droits et libertés des travailleurs.
Vous avez à présent les clefs pour remplir correctement les bulletins de salaire de vos employés dans votre entreprise en 2022 ! Même si l’État multiplie les décrets pour faciliter les formalités concernant les fiches de paies, cette démarche reste encore parfois complexe, notamment en raison des contributions sociales et de la déduction de l’impôt à la source, qui incombe désormais à l’employeur. Pour vous épauler dans la gestion administrative quotidienne de votre société, sachez que nos experts peuvent vous accompagner tout au long de la vie de votre entreprise. Gérez plus sereinement votre activité et en faisant appel à l’équipe de Simplitoo !