Vous venez de créer votre association loi 1901 ? Il est maintenant temps de s’attaquer à son administration quotidienne ! Cours de yoga, crèche parentale, centre d’art, organisation de concerts, club sportif, épicerie collaborative… Quel que soit votre domaine, des outils de gestions en ligne vous facilitent la tâche pour vous laisser le temps de vous consacrer à votre activité. Pep’s Up, OHME ou Ma Cotisation ? Voici notre comparatif de ces trois solutions made in France !

Que comprend l’administration quotidienne d’une association ? 

Une administration claire et organisée est la clé pour assurer la pérennité et le bon fonctionnement de n’importe quelle structure. Et elle n’est pas réservée qu’aux entreprises à but lucratif. Bien au contraire, les associations sont également concernées ! La vie quotidienne d’une association comporte elle aussi des aspects financiers et administratifs importants : gestions des cotisations, des dons, des subventions, des frais, des factures, des éventuels salaires ainsi que tout le fonctionnement quotidien de votre association (mails, événements, activités, recrutement de bénévoles, etc.).

Pourquoi utiliser un outil de gestion en ligne ? 

Avec toutes ces responsabilités, il peut être compliqué de garder la tête froide face à toutes ces tâches administratives et financières.  C’est pour cette raison que des outils de gestion dédiés aux associations existent. Avec leurs nombreuses fonctionnalités, ils vous font gagner un temps considérable.

En plus de centraliser toutes vos tâches et de simplifier votre comptabilité, ils offrent un large panel de possibilités spécifiques aux associations : gestion sécurisée de vos bases de données, de vos équipes et de vos objectifs, envoi de mails, automatisation de vos fichiers Excel, etc. Naturellement, ces outils se prêtent à un usage collaboratif. 

Alors, comment choisir l’outil adapté à votre association ?  

Il est d’abord impératif de lister tous vos besoins. Car, au-delà du prix, ce sont bien les services et le gain de temps que vous recherchez. Pour vous guider, nous vous avons testé trois outils français : Pep’s Up, OHME eMaCotisation. Collaboratifs, sécurisés et 100 % en ligne, on vous explique leur fonctionnement ! 

Pep’s Up : la solution tout-en-un 

Ce logiciel en ligne répond à presque tous vos besoins en gestion grâce à sa large gamme de fonctionnalités. De quoi gagner du temps libre et vous consacrer pleinement aux missions de votre association ! Pep’s Up est par exemple le seul outil de notre comparatif à proposer la création de votre site web à partir d’un modèle personnalisable selon vos besoins et envies. 

Votre association est sportive ? Cela tombe bien, Pep’s Up est particulièrement adapté à vos activités. De nombreux passionnés de foot, judo, basket ou encore de danse lui ont déjà accordé leur confiance. Si l’accent est mis sur le sport, les autres activités ne sont pas mises de côté pour autant et l’outil convient à beaucoup d’autres types d’association. Seul bémol : si vous recevez régulièrement des donations, il vous faudra être patient car le module dédié à leur gestion n’est pas encore disponible. 

Quels sont ses avantages ? 

  • Disponible sur mobile (tablette ou smartphone) 
  • Outil tout-en-un qui couvre presque tous vos besoins 
  • Stockage de donnée illimité, pas de volume maximum 
  • Intégration d’un module comptabilité pour gérer vos transactions d’argent (hors formule basique) 
  • Création de votre site internet 
  • Test gratuit pendant 1 mois et nombreux tutoriels disponibles sur leur chaîne YouTube 
  • Pas besoin de changer de formule si vous dépassez les quotas prévus par votre formule. Vous pouvez payer un supplément à la place (1,20 € pour 1000 mails supplémentaires ainsi que 0,012 € par adhérent par mois). 

Quels sont ses inconvénients ? 

  • Pas d’outil de gestion de dons à l’heure actuelle 
  • Module de comptabilité disponible qu’à partir de la formule PRO 
  • Pas d’abonnement mensuel : vous vous engagez pour une année entière, sur base des fonctionnalités dont vous avez besoin (payable mensuellement ou en une fois pour toute l’année) 
  • Pas de formule gratuite : le forfait de base commence à 10 €. Un test gratuit d’un mois est cependant disponible. 
  • Interface moins léchée que la concurrence 
  • Commissions sur les paiements en ligne : 1,4% + 0,25€ par transaction sur les paiements par carte bancaire européenne (avec Stripe) et 3,4% + 0,25€ par transaction en France avec Paypal. Pas de panique, vous avez la possibilité de payer en plusieurs fois. 

Combien coûte Pep’s Up ? 

La tarification se divise en 3 abonnements annuels avec des fonctionnalités adaptées à vos différentes exigences. Si vous ne vous retrouvez pas dans ces formules, une solution sur mesure existe : « Sérénité ». Un conseiller vous proposera alors une offre sur devis. 

 BASIC PRO PREMIUM 
Tarifs 10 € TTC/mois 25 € TTC/ mois 35 € TTC/ mois 
Nombre d’adhérents 150 Puis 0,012€ par adhérent supplémentaire 300 Puis 0,012€ par adhérent supplémentaire 500 Puis 0,012€ par adhérent supplémentaire 
Nombre d’emails 1000/mois 2000/mois 3000/mois 
Stockage Illimité Illimité Illimité 
Commission sur les paiements en ligne 1,4% + 0,25€ / transaction 1,4% + 0,25€ / transaction 1,4% + 0,25€ / transaction 

MaCotisation : adaptée à la taille de votre association 

Tout comme Pep’s Up, MaCotisation propose une multitude de fonctionnalités à tous types d’associations : boutique en ligne, communication, gestion des dons, envoi de mails, etc.

En plus d’être polyvalente, MaCotisation est originale dans son approche tarifaire : toutes les fonctionnalités se retrouvent dans chacun des forfaits. C’est en réalité le nombre d’adhérents supporté, la capacité de stockage désirée et le nombre d’emails pouvant être envoyés qui détermineront le prix de votre forfait. Par ailleurs, le module de comptabilité est proposé en supplément pour 7,5 € / mois. Développé par la plateforme sœur MaCompta, il vous donnera accès à une expertise poussée, largement inspirée par la compatibilité des entreprises classiques.

Votre association ne dépasse pas les 50 membres ? L’accès à l’outil est alors gratuit ! Notez cependant que MaCotisation prélève une commission sur tous les paiements en ligne. 

Quels sont ses points forts ? 

  • Ensemble des fonctionnalités inclus dans tous les forfaits (hors comptabilité).  
  • Formule gratuite pour les plus petites structures
  • Support illimité pour tous, avec un interlocuteur unique 
  • Version d’essai gratuite de 2 mois pour toutes les formules avec démonstration incluse. 
  • Choix possible entre abonnement mensuel ou annuel 
  • Fonctionnalité de collecte et gestion de dons 
  • Interface intuitive

Quels sont ses points faibles ? 

  • Commission prélevée à chacun de vos paiements en ligne (1,9 %, ou 2,9 % pour la version gratuite) 
  • Pas de version mobile 
  • Module de comptabilité en extra 
  • Stockage plus ou moins limité selon votre formule 

Combien coûte ma Cotisation ? 

MaCotisation met à votre disposition cinq formules. Comme on vous le disait, le critère de base pour faire votre choix sera la taille de votre communauté associative, c’est-à-dire votre nombre d’adhérents. Si vous optez pour le paiement annuel, vous bénéficiez d’une réduction de 30 %. 

Fonctionnalités Nonette Puy-de-Dome Mont Blanc Kilimanjaro Everest 
Tarifs Gratuit  11,70 €  TTC/ mois  24,70 €  TTC/ mois 50,70 €  TTC/ mois 102,70 €  TTC/ mois 
Nombre de contacts Jusqu’à 50 Jusqu’à 300 Jusqu’à 600  Jusqu’à 1000 Jusqu’à 1000 
Nombre d’emails 500/mois 3000/mois 6000/mois 10000/mois 20000/mois 
Stockage 5 Go 10 Go 20 Go 40 Go 60 Go 
Commission sur les paiements en ligne 2,9%  avec un minimum de 0,90 € TTC 1,9%  avec un minimum de 0,60 € TTC 1,9%  avec un minimum de 0,60 € TTC 1,9%  avec un minimum de 0,60 € TTC 1,9%  avec un minimum de 0,60 € TTC 

OHME : pour créer des liens 

Le fonctionnement d’OHME est particulier : il est avant tout un outil de gestion de vos contacts et adhérents. En jargon, on appelle cela la Gestion de la relation client (GRC) ou encore Customer Relationship Management (CRM) en anglais. Quel que soit votre type d’activité, vous y trouverez des solutions poussées si votre association est très active au niveau de sa communication (surtout digitale). 

En plus de cette gestion, vous pouvez intégrer d’autres applications partenaires à la manière d’un puzzle :  messagerie, comptabilité, paiement en ligne, billetterie… Tous proposant des services complémentaires dédiés à la gestion de votre association. On retrouve par exemple HelloAsso, MailChimp, Stripe, Google Analytics, Tous Bénévoles.

Chacune de ces applications possède ses propres modalités de fonctionnement. Prenons l’exemple des paiements en ligne : certaines solutions sont 100 % gratuites, tandis que d’autres fonctionnent sur un système de commission en %. Vous êtes libre de choisir ! 

Si MaCotisation basait ses tarifs sur la taille de votre association, OHME prend en compte le budget de votre association. Celui-ci sera la base pour déterminer le prix de votre forfait, qui reprendra dans tous les cas l’ensemble des fonctionnalités. 

Quels sont les avantages d’OHME ? 

  • Abonnement au mois ou à l’année, dont une période test gratuite de 15 jours (sans introduire les données de sa carte bancaire) 
  • Disponible sur support mobile 
  • Gestion poussée de vos adhérents (gestion de vos réseaux sociaux, segmentation poussée de vos contacts, etc.) et applications partenaires spécialisées dans leur domaine 
  • Support en ligne illimité et un rendez-vous de suivi par an 
  • Plusieurs possibilités de gestion de dons et de stockage (plusieurs partenariats possibles) 
  • Interface ludique et intuitive 

Bon à savoir : Votre association débute avec des besoins limités ? La nouvelle offre découverte vous donne un accès à une version gratuite et simplifiée d’OHME, pour avant tout gérer vos contacts (CRM). 

Quels sont les inconvénients d’OHME ? 

  • Pas encore de solution comptable 
  • Ce n’est pas un outil tout-en-un, mais plutôt un spécialiste CRM 
  • Cumul du coût des abonnements pour les fonctionnalités liées aux applications partenaires 
  • Pas possible d’intégrer des applications externes en dehors de celles proposées
  • Pas de formule gratuite pour accéder à l’entièreté l’OHME (formule de base à 23,9 € / mois). Vous pouvez cependant profiter de l’offre découverte ou d’un essai gratuit de 15 jours pour vous familiariser avec l’outil.

Combien coûte OHME ? 

OHME applique des tarifs sur base du budget annuel de votre association. 

💡 Bon à savoir : En fonction de votre formule, vous pouvez économiser de 4 à 30 € sur les abonnements annuels. 

 Murmure Envolée Flamboyance Parlement 
Budget annuel de votre asso Moins de 350K  Entre 350K et 700K  Entre 700K et 1M Entre 1M et 3M 
Tarifs  23,90 € TTC/mois 59,90 € TTC/ mois  107,90 €/mois TTC/ mois  179,90 €/mois TTC/ mois 
Nombre d’adhérents inclus dans la formule Illimité Illimité Illimité  Illimité 
Commission sur les paiements en ligne  Selon votre choix : gratuit ou payant selon le partenaire choisi. Selon votre choix : gratuit ou payant selon le partenaire choisi. Selon votre choix : gratuit ou payant selon le partenaire choisi. Selon votre choix : gratuit ou payant selon le partenaire choisi. 

Tableau comparatif 

 Pep’s Up MaCotisation OHME 
Disponible en ligne sans installation de logiciel Oui, sur tous supports. Oui, mais pas de version mobile.  Oui, sur tous supports.  
Module de gestion de votre comptabilité Inclus, pour les packs PRO et PREMIUM. Option de 7,5 € Non, pas d’application externe dédiée. 
Support client illimité Oui Oui Oui, en ligne (5 jours sur 7). Mais 1 rendez-vous / an au téléphone. 
Commission sur les ventes en ligne Non Oui : 1,9 %, ou 2,9 % pour la formule basique gratuite.  Selon votre choix : gratuit ou payant selon le partenaire choisi. 
Création de votre site web à partir de l’outil Oui Non Non 
Segmenter vos membres en groupes pour l’envoi de mails Oui Oui Oui 
Abonnement Annuel uniquement sur base de vos besoins de fonctionnalités. Annuel ou mensuel annuel : réduction de 10 % selon la taille de votre association (nombre d’adhérents). Annuel ou mensuel annuel : réduction de 4 à 30 e en fonction de votre budget. 
Période d’essai gratuite 1 mois 2 mois, avec démonstration inclue. 15 jours (ou Offre découverte gratuite pour un accès à long terme à une version simplifiée) 
Possibilité d’un devis sur mesure Oui, en 15 minutes au téléphone et sur rendez-vous. Oui, vous laissez vos coordonnées et vous recevrez un mail ou un appel (pas de rendez-vous). Oui, premier contact par mail avec une équipe dédiée. 
Gestion des dons Bientôt disponible Oui Oui, avec le choix entre trois partenaires. 
Stockage Illimité Limite plus ou moins élevée selon le tarif Selon le partenaire choisi 

Nos conseils 

Pour faire le bon choix, prenez bien en compte la taille de votre association et vos besoins actuels et futurs. En effet, votre association peut se développer plus vite que prévu !  N’hésitez pas à tester les versions gratuites pour vous familiariser et vérifier que toutes les fonctionnalités vous conviennent.  Enfin, parcourez les CGV (conditions générales de vente) avant de souscrire une offre : elles résument l’ensemble de vos droits et devoirs et les conditions d’utilisation des logiciels. 

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour faire le choix qui vous correspond. Et si vous n’avez pas encore créé votre association, l’équipe de Simplitoo est à votre disposition pour vous épauler de A à Z dans sa création. À vous de jouer !