Suite aux mesures de confinement annoncées par le gouvernement le 16 mars 2020, de nombreuses entreprises ont renforcé leur dispositif de travail à distance. Elles peuvent ainsi continuer leurs activités sans risquer la santé de leurs salariés. Même si le télétravail n’est plus une nouveauté, pour certaines entreprises ou personnes, cela constitue encore un grand saut dans l’inconnu. Comment remplacer la réunion d’équipe du lundi matin ? Qui va se charger de superviser l’avancement des projets ? Quid de la communication interne ? 

Parce que télétravail ne rime pas forcément avec baisse de productivité, découvrez tous nos conseils et notre boîte à outils indispensable pour apprivoiser le travail à distance et adoucir la transition. 

Le télétravail en quelques chiffres

Si la France reste en retard par rapport à ses voisins européens en matière de télétravail, il semblerait toutefois que la tendance évolue

Selon une étude de Malakoff Médéric Humanis réalisée en 2018, 29% des français auraient déjà pratiqué le télétravail (contre 25% en 2017). Parmi ces adeptes, ils sont 39% à donner la note de 9/10 ou plus à ce dispositif. Contrairement aux idées reçues, le travail à distance a même un impact positif sur la productivité des salariés : 79% des employeurs proposant ce dispositif ont noté un gain d’engagement et une amélioration de la productivité de leurs salariés

De quoi inciter les entreprises encore sceptiques à se lancer, compte tenu du contexte actuel. L’épidémie de coronavirus a en effet poussé l’Etat à prendre des mesures fortes afin de limiter les déplacements et les contacts sociaux.

💡Bon à savoir : de nombreuses plateformes, comme nous l’écrivons ci-dessous, mettent à disposition leurs outils digitaux de manière gratuite pendant la durée de l’épidémie de coronavirus.

Communiquer avec son équipe en temps réel 

Échanger avec ses collègues lors de la pause déjeuner ou discuter des projets en cours autour d’un café… On l’oublie souvent mais ces petites interactions quotidiennes et en apparence anodines sont les garantes d’une collaboration efficace. Elles forgent par ailleurs les liens au sein d’une équipe. Lorsqu’on commence à travailler à distance, le premier grand changement est de se retrouver seul face à son poste de travail, encore plus en ce contexte de confinement. 

Pour rester efficace et motivé, il est essentiel de ne pas se laisser gagner par la solitude et de garder contact avec son équipe. Pour cela, les outils digitaux sont vos meilleurs alliés. Voici notre sélection.

Slack

Slack est l’une des applications de messagerie instantanée pour entreprises les plus utilisées au monde. Elle permet de créer des chaînes de conversation organisées par équipe ou de créer des canaux dédiés à un sujet particulier. Pratique pour communiquer une information seulement aux personnes concernées, ne pas déranger ses collègues et réduire le nombre de mails envoyés chaque jour.

Ces fonctionnalités permettent un usage pour des tâches variées : échanges informels, infos ponctuelles, suivi des tâches quotidiennes, projets sur le long terme.

💡Bon à savoir : En période d’épidémie, Slack propose aux entreprises l’accès à sa version premium de manière totalement gratuite. Pour en bénéficier il vous suffit d’envoyer un mail à l’adresse [email protected].

Loom

Loom est une application qui permet de combiner messages vocaux, discussion face caméra et partage d’écran. Idéal pour gagner du temps et bénéficier d’une communication directe et fluide sans passer par de longs emails (on s’exprime en moyenne 6 fois plus vite à l’oral que l’on ne tape sur un clavier). Pour l’utiliser, rien de plus simple : téléchargez l’application mobile ou ordinateur et connectez-vous. Enregistrez votre message que vous pourrez ensuite partager via un lien aux membres de votre équipe.

💡Bon à savoir : Pour répondre aux besoins actuels des entreprises, Loom a modifié son offre jusqu’en juillet 2020 :
– La version gratuite propose maintenant des enregistrements illimités (contre 25 habituellement). 
-La version pro passe de 10 à 5$ par mois .
– La période d’essai passe de 14 à 30 jours.

Microsoft Teams

Parlons maintenant du réseau social d’entreprise développé par Microsoft. En plus des messages instantanés et des conversations vidéo, Microsoft Teams est aussi un véritable outil de travail collaboratif. Il permet de créer des espaces de travail dédiés et personnalisables, organisés selon des équipes ou des projets. Inclus dans la suite Office 365, il permet aux équipes d’accéder aux applications comme Excel, Powerpoint et OneNote et de travailler ensemble en temps réel. C’est ce que l’on appelle le travail collaboratif.

💡Bon à savoir : Microsoft propose à ses utilisateurs de tester la version premium de son logiciel gratuitement jusqu’au mois de juillet. 

Organiser ses réunions d’équipe à distance

Si réunir toute une équipe dans une même salle relève déjà de l’exploit en temps normal, comment faire pour y arriver en télétravail ? Pour les échanges informels, vous pouvez toujours utiliser les applications de messagerie directe mais elles seront moins adaptées pour organiser de véritables vidéoconférences. Dans ce cas, les outils suivants seront parfaits pour prendre le relais

Skype 

Pionnier des applications de vidéoconférence, Skype propose aussi des fonctionnalités adaptées aux entreprises (appels, visioconférence, messagerie, partage d’écran…). Pour cela, il suffit de créer un compte et d’ajouter votre équipe à vos contacts directement via l’application. Les conférences Skype audio ou vidéo vous permettent d’accueillir jusqu’à 50 participants. En bonus, vous pouvez enregistrer, éditer et partager vos vidéoconférences après qu’elles aient eu lieu. 

Google Hangouts Meet

Destinée aux professionnels, la fonctionnalité Hangouts Meet développée par Google permet d’organiser des appels vidéos en haute définition et d’y réunir jusqu’à 30 personnes. En matière de nouveautés, la plateforme permet maintenant de rejoindre une conférence avec un simple lien et de prendre part à une réunion directement depuis son smartphone.

💡Bon à savoir : Pour faciliter la communication des entreprises pendant la crise du coronavirus, Google permet à ses clients d’accéder aux fonctionnalités supplémentaires de Hangouts Meet gratuitement jusqu’en juillet 2020.

Whereby

Vous sentez la solitude vous gagner ? Whereby est l’outil qu’il vous faut. À la différence de Skype et de Google Hangouts, pas besoin de compte utilisateur pour s’en servir. Rendez-vous simplement sur le site de la plateforme. Vous générez alors un lien à partager à votre équipe pour rejoindre la vidéoconférence (on parle ici de “room”). Vos collaborateurs ont seulement à renseigner un nom d’utilisateur pour pouvoir rejoindre l’appel.  Facile et intuitif, Whereby permet de communiquer facilement sans multiplier les comptes, inscriptions et mots de passe en tout genre.

💡Bon à savoir : la version gratuite vous permet de créer une seule “room” avec 4 participants simultanés maximum.

Devenir un as de la gestion de projets à distance 

En matière de gestion de projets à distance, les mots d’ordre sont clarté et régularité. Il est nécessaire de répartir les tâches et de communiquer sur l’avancement des projets au fur et à mesure de leur progression. L’objectif ici est d’arriver à centraliser l’information et d’éviter les doublons. Heureusement pour les novices du télétravail, ces outils s’occupent de tout (ou presque). 

Trello

Inspiré de la méthode Kanban (qui consiste à décomposer des tâches complexes en une série de tâches intermédiaires pour les exécuter plus efficacement), Trello est un outil de gestion de projet qui permet de répartir les missions entre différents membres de son équipe et de suivre l’avancement des tâches. Il se présente sous forme de tableau où les différentes missions sont répertoriées avec des « cartes ». Ces cartes qui sont ensuite déplacées dans des colonnes en fonction de leur état d’avancement (par exemple : à faire, en cours, terminé…). Cette configuration permet d’assurer un suivi en toutes circonstances, particulièrement dans le cadre du télétravail et de gagner en productivité. 

Monday.com

Monday.com est un logiciel de planification, d’organisation et de suivi les tâches de vos équipes, le tout centralisé dans un espace de travail commun. Le site propose de nombreux modèles prédéfinis et adaptables : la prise en main est facile et intuitive. Les tableaux de bord synchronisés offrent une vue d’ensemble sur tous les projets en cours et aident à la prise de décisions stratégiques. 

Le plus : Monday.com permet d’automatiser certaines tâches de vos tableaux. Vous pouvez par exemple programmer un rappel automatique à un des membres de votre équipe lorsque le projet change de statut ou en cas de besoin particulier. Un gain de temps considérable ! 

Todoist

La promesse de Todoist ? Vous faire gagner en efficacité. Son interface vous permet d’organiser vos missions, de les classer en termes de priorité et d’en déléguer facilement les tâches à vos collaborateurs. 

En bonus : Todoist vous donne un aperçu de votre propre productivité. Définissez des objectifs à atteindre sur la journée ou la semaine et gagnez des points lorsque vous achevez des tâches !

Partager et recevoir des documents 

Tous les outils précédemment énumérés permettent d’envoyer et de recevoir des documents mais ils montrent rapidement leurs limites lorsqu’il s’agit de fichiers plus volumineux. Voici une liste des applications dédiées au partage de documents qui vous feront oublier les clés USB. 

Google Drive / OneDrive 

Vous ne le saviez peut-être pas, mais votre messagerie professionnelle vous donne accès à un espace de stockage de documents. En effet, les comptes Google ou Outlook ont pour vocation d’être des outils tout-en-un et de faciliter la vie de leurs utilisateurs. 

Votre adresse Gmail vous donne automatiquement accès à 30 gigas de stockage gratuit sur Google Drive. Vous pouvez bien sûr augmenter la capacité en choisissant un forfait de stockage mensuel ou annuel  qui vous permettra alors de stocker jusqu’à 30 téras de données (c’est à dire 30 000 gigas). 

Il en va de même avec votre compte Microsoft Outlook qui inclut 50 gigas de stockage avec le pack Office 365. 

Dropbox

Dropbox permet de rassembler les dossiers d’une équipe dans un espace de stockage et de partage en ligne. Vous pouvez accéder à vos documents professionnels chez vous, de manière sécurisée. Pour cela, il vous suffit de vous connecter grâce à vos identifiants ou en téléchargeant l’application mobile.

Les modifications sont automatiquement enregistrées et synchronisées. Vos documents à jour sont accessibles au reste de l’équipe.

💡Bon à savoir : vous pouvez essayer la version Business de Dropbox gratuitement pendant 30 jours.

WeTransfer

Avec WeTransfer, vous pouvez envoyer gratuitement des fichiers jusqu’à 2 gigas grâce à un simple lien de partage. Vous n’avez plus qu’à transmettre ce lien à la personne de votre choix via n’importe quel mode de communication (email, messenger, WhatsApp…) Le destinataire recevra alors un lien l’invitant à télécharger votre pièce jointe. C’est aussi simple que cela !

En bonus : Vous n’avez même pas besoin de créer de compte pour générer et transférer votre lien de partage.

💡Bon à savoir : dans la version gratuite, votre destinataire dispose de 2 semaines pour télécharger votre fichier, au delà de ce délai, il ne sera plus disponible.

Dernier conseil, et non des moindres : tenir à jour son agenda ! 

Pour s’assurer que tout le monde reste bien sur la même longueur d’onde, il est essentiel de tenir à jour l’agenda collaboratif et de centraliser les réunions. Dans la plupart des cas, les calendriers reliés à votre boîte mail professionnelle sauront répondre à vos besoins. 

Pour ne citer que les plus connus, Google et Outlook Calendar vous permettent de synchroniser vos agendas avec ceux des autres membres de votre équipe, d’envoyer des invitations de réunions et d’ajouter des événements directement depuis vos mails.

Vous avez à présent toutes les clés pour devenir un pro du travail à distance et ainsi rester productif, même depuis chez vous. 

#RestezChezVous 
Même s’ils ne remplacent pas le contact physique, ces outils vous permettront, dans cette période difficile, de garder au quotidien le lien avec vos collègues tout en restant concentré sur vos missions.