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Bulletin d’adhésion d’association : comment le remplir ?

21-04-2022
3 minutes

Vous souhaitez créer une association mais vous vous interrogez sur la manière dont vos futurs membres vont pouvoir y adhérer ? Comment créer et remplir un bulletin d’adhésion d’association et surtout quelle est son utilité ? Ce formulaire est-il obligatoire ? On vous explique tout, de la nécessité du bulletin, aux pièces à renseigner en passant par la manière dont remplir ce document.

Qu’est-ce qu’une association de loi 1901 ?  

Depuis la loi du 1er juillet 1901, les Français disposent du droit de s’associer librement : cela leur permet de se rassembler dans un seul et même objectif commun. Ainsi, tout le monde peut créer une association, mais aussi en devenir membre ou s’en retirer à tout moment.  

L'objectif d’une association est donc la mise en commun des connaissances de chacun dans un but non lucratif, c’est-à-dire sans volonté de contracter des bénéfices.  

Attention, si vous habitez dans le Bas-Rhin, le Haut-Rhin ou la Moselle, la loi 1901 ne s’applique pas. Pourquoi ? Ces départements sont régis par le droit local de 1908.   

En revanche, quel que soit votre département, il est recommandé de fournir un bulletin d’adhésion d’association : on fait le point ! 

Bulletin d’adhésion d’association : définition 

Qu’est-ce que le bulletin d’adhésion d’association ? 

Le bulletin d’adhésion d’association est un document fourni par l’association à un particulier qui souhaite devenir membre.  

Il se compose donc de deux parties :  

  • Une partie que remplit l’association et qui sera conservée par l’adhérent  

  • Une autre partie que remplit l’adhérent et qui sera conservée par l’association  

Le saviez-vous ?

En format papier ou en ligne, vous êtes libre de choisir votre format de prédilection pour le bulletin d’adhésion ! 

 

À quoi sert le bulletin d’adhésion d’association ?  

Si vous êtes adhérent, le bulletin d’adhésion d’association prouve votre inscription à l’association et le paiement de votre cotisation.  

Une fois le formulaire d’adhésion d’association complété, l’adhérent s’engage à respecter et à accepter les statuts et le règlement intérieur de l’association. 

A contrario, pour une association, le bulletin d’adhésion justifie l’inscription d’un nouveau membre au sein de votre structure. Mais pas seulement ! Grâce aux bulletins d’adhésion récoltés, vous pouvez :  

  • Collecter les informations relatives aux membres de votre association afin de connaître leur degré d’ancienneté  

  • Organiser des listes des membres de votre association  

  • Communiquer facilement avec les membres de votre structure en ayant leur numéro de téléphone et adresse électronique.  

 

Bon à savoir

Le bulletin d’adhésion d’association permet d’authentifier son appartenance à une association.  
Au contraire, la cotisation est une somme d’argent qui permet aux membres de participer au fonctionnement de l’association. Le montant de la cotisation doit être mentionné dans les statuts de l’association.  

 

Où trouver le bulletin d’adhésion d’association et est-il obligatoire ? 

Le bulletin d’association est à fournir par vos soins.  

Vous pouvez le proposer sur votre site internet ou bien l’envoyer par mail ou courrier à vos futurs adhérents.  

Le bulletin d’adhésion d’association n’est pas obligatoire pour toutes les formes d’associations. En effet, depuis la loi du 1er juillet 1901, les associations doivent fournir un bulletin d’adhésion seulement si les statuts de l’association le demandent

En revanche, fournir un bulletin est recommandé, notamment pour la gestion de vos adhérents !

 

Comment se présente le bulletin d’adhésion d’association ? 

Le bulletin d’adhésion d’association est composé de deux zones à remplir par chaque partie. Il doit être concis et récapituler les informations nécessaires. 

Lorsque vous créez votre bulletin d’adhésion d’association ou bien si vous voulez télécharger un modèle en ligne, vous devez vérifier qu’il comporte les informations suivantes. 

La partie de l’adhérent 

Dans la fiche d’inscription, plusieurs informations doivent être mentionnées pour identifier le futur adhérent.  

Le futur adhérent peut être une personne physique ou bien une entreprise, association ou autre organisme (c’est-à-dire une personne morale). 

Si l’adhérent est une personne physique, il doit renseigner les éléments suivants :  

  • Son identité : nom, prénom et date de naissance  

  • Son contact : adresse postale et mail ainsi que son numéro de téléphone  

  • Sa profession  

  • Le montant des frais d’adhésion et le mode de paiement 

  • La durée et la date de l’adhésion  

  • Sa signature  

Si l’adhérent est une personne morale, il doit alors délivrer : 

  • Sa raison sociale  

  • Son numéro SIREN  

  • Sa forme juridique  

  • Son contact : son siège, son adresse électronique et son numéro de téléphone 

Vous souhaitez en savoir plus ? Personne morale et physique : quelles différences ? 

Bon à savoir

Si l'inscription à votre association permet aux adhérents de bénéficier d’avantages fiscaux, vous devez transmettre un reçu fiscal à vos adhérents lors du paiement des cotisations.  

En effet, si les membres versent des cotisations ou font un don à une association d’intérêt général, ils peuvent alors toucher une réduction d’impôts

 

La partie de l’association  

Lorsque vous demandez à un adhérent de remplir votre modèle de bulletin d’adhésion, vous devez également lui donner des renseignements sur votre association :  

  • La dénomination de votre association  

  • L'adresse du siège social  

  • La signature du président de l’association 

Y a-t-il des pièces à renseigner dans le bulletin d’adhésion d’association ?  

Selon les statuts et la nature de votre association, vous demanderez des papiers différents lors de l’inscription d’un adhérent.  

Par exemple, une association sportive pourra demander votre niveau : débutant, intermédiaire ou encore expert. En revanche, une association d’arts plastiques pourra vous demander l’ancienneté de votre pratique. 

On vous donne une liste non exhaustive des pièces à demander ! 

Les certificats médicaux  

Si votre association propose des activités sportives, vous pouvez demander à vos adhérents de fournir un certificat médical. Pourquoi ? Il permettra à votre association d’être assurée en cas de blessure de l'adhérent. 

Sachez également que si l’adhérent pratique l’activité proposée par votre association à un niveau de compétition, alors vous serez dans l’obligation de demander un certificat médical.  

L’accord du droit à l’image  

Si vous prévoyez de diffuser des photos ou vidéos de vos adhérents ? Par exemple, lors de l’organisation d’événements associatifs, que ce soient des compétitions, des déjeuners ou autres rassemblements ? Vous ne pouvez pas diffuser ces photos sans une autorisation de vos adhérents. En effet, la personne représentée dispose d’un droit à l’image. Cet accord doit être mis à l’écrit. 

Le saviez-vous ?

Si vous photographiez ou filmez vos membres dans un lieu public (manifestation dans la rue, parc), l’accord écrit n’est obligatoire que si la personne est isolée et reconnaissable. En d’autres mots, les photos de groupes dans les lieux publics peuvent être diffusées sans autorisation. 

 

Le règlement intérieur de votre association  

Votre association dispose d’un règlement précis qui complète les statuts ? 

Il peut être intéressant de le signaler dans le bulletin d’adhésion. En effet, en cas de litige avec l'adhérent, vous vous dégagez de toute responsabilité.  

Pour en savoir plus : Le règlement intérieur d’une association  

Le respect du RGPD  

Depuis la loi du 25 mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est entré en vigueur.  

Qu’est-ce que cela signifie ? Que les associations doivent informer tous leurs adhérents de la conservation de leurs données personnelles (nom, prénom, identifiant, numéro de téléphone, etc.).  
Chaque bulletin d’adhésion doit comporter la mention du RGPD et l’adhérent doit y avoir consenti par une signature.  

Information importante

L'autorisation parentale n’est pas obligatoire pour un mineur. En revanche, il est préférable que vous la demandiez afin de vous éviter tout litige avec les parents de l’enfant !  

 

Vous voilà désormais devenu un professionnel du bulletin d’adhésion d’une association et vous pouvez dès lors inscrire vos adhérents sans vous poser des questions. Vous avez besoin d’aide dans vos démarches de création d’association ? Les experts Simplitoo sont là pour répondre à toutes vos questions et vous suivre dans vos démarches de création, le tout en ligne. 

 

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