Le mode d’emploi complet de la gestion d’association
Vous souhaitez créer votre association mais une question vous tourmente : comment la gérer correctement ? En effet, que ce soit la gestion de l’administration, l’organisation comptable et fiscale ou encore la logistique quotidienne, les tâches sont nombreuses et il faut les répartir ! Pour être mieux renseigné et gérer votre association efficacement, suivez notre mode d’emploi !
Gestion d’association : les bases pour bien commencer
La bonne gestion de votre association commence par un bon fondement administratif. La rédaction des statuts et la désignation des membres représentants méritent toute votre attention.
La gestion administrative d’une association
Lorsque vous créez une association loi 1901, vous devez obligatoirement procéder à la rédaction de vos statuts associatifs. Cette formalité permet de définir le règlement de votre association.
Vous y mentionnerez notamment les informations suivantes :
Le nom de votre association
L'objet social de votre association, c’est-à-dire le but qu’elle poursuit
Son siège social
Les règles de fonctionnement et d'organisation de l'association
Les conditions d’élection du bureau, d’admission des membres et de dissolution de l’association
Les pouvoirs attribués aux membres chargés de l'administrer (facultatif)
Choisir les représentants de son association
Lors de la rédaction de vos statuts, vous pouvez définir le rôle des membres de votre association. Cette étape n’est pas obligatoire mais fortement recommandée.
Vous pouvez décider de créer différents postes à la tête de votre association :
Le président de l’association : nommé sur décision de l’assemblée générale, il est le représentant et le responsable légal de l’association. C'est lui par exemple qui signe les contrats au nom de l’association.
Le vice-président de l’association : il est chargé de venir en aide au président de l’association. Il est son bras droit. Notez qu’il peut y avoir plusieurs vice-présidents.
Le secrétaire d’association : il organise les réunions, gère les documents administratifs et s’assure du respect des clauses statutaires.
Le trésorier d’association : ce membre est en charge de la gestion des comptes, du budget et des finances de l’association.
Les membres de l’association peuvent alors se répartir en deux organes de décision bien distincts :
Le conseil d’administration (CA)
Le conseil d’administration (CA) est le principal organe de gestion de l’association. Ses membres sont élus par décision de l’assemblée générale. Les pouvoirs du CA sont déterminés dans les statuts. Son principal objectif est la mise en application des décisions prises en assemblée générale.
De manière générale, le CA se concerte une fois par an pour échanger à propos du fonctionnement, de l’organisation et des orientations de l’association.
Le conseil d’administration est un organe obligatoire uniquement pour les associations reconnues d’utilité publique ou labélisées par un agrément.
Le bureau d’association
Plus restreint, le bureau d’association se compose de quelques membres du conseil d’administration : président, vice-président (le cas échéant), secrétaire, trésorier.
Il se réunit plus régulièrement que le CA pour discuter de la vie courante de l’association, des adhérents ou encore des événements à organiser.
La formation de ces organes de décision est par principe facultative. En revanche, si vous inscrivez leur existence dans les statuts de votre association, vous vous engagez à les créer.
Besoin de modifier le nom, le siège social ou encore l'objet social de votre association ? Laissez nos experts vous accompagner dans toutes vos démarches de modification. Avec une démarche 100 % en ligne et rapide, vous vous simplifiez la vie.
La gestion administrative de votre association
L'organisation des assemblées générales d’une association
Organiser des assemblées générales, oui, mais pour quoi faire ?
Ces réunions permettent aux associations de prendre des décisions majeures quant à la vie associative.
Les assemblées générales peuvent être de deux types :
Les assemblées générales ordinaires (AGO)
Elles se réunissent, en général, une fois par an. Elles regroupent les membres administrateurs ainsi que les adhérents.
Les AGO sont l’occasion de dresser un bilan et discuter du fonctionnement à venir de l’association :
La vie associative : événements, organisation de l’association
La validation des comptes : point sur les finances de l’année passée, budget prévisionnel de l’année à venir
L'élection d’un nouveau bureau : la formation du bureau peut être modifiée au fur et à mesure des années. Les AGO peuvent alors être amenées à voter pour de nouveaux membres.
Les assemblées générales extraordinaires (AGE)
Comme son nom l’indique, l’AGE ne se réunit que très rarement. Exceptionnelles, elles sont obligatoires lors d’une modification des statuts (pour changement de siège ou d’objet social par exemple) ou encore lors de la dissolution de l’association.
Lors d’une AGE, vous devrez suivre les 4 étapes suivantes :
Faire passer une feuille de présence qui doit être émargée par chaque membre présent
Procéder à l’élection d’un président de comité
Donner la parole aux participants qui souhaitent s’exprimer
Veiller à la rédaction d’un procès-verbal (PV) si une modification des statuts a lieu ou qu’un nouveau président a été élu. Vous disposez alors de trois mois pour remettre votre PV au greffe des associations du département où se situe le siège social de votre association.
Pour en savoir plus : Tout savoir sur les assemblées générales en association
La gestion des événements d’une association
Gérer les événements d’une association demande du temps, de la rigueur et de l’organisation !
Lorsque vous organisez un événement associatif, vous devrez réfléchir :
À l’objectif de votre manifestation : est-ce une présentation de votre organisme ? Souhaitez-vous attirer de nouveaux adhérents ? Ou bien voulez-vous trouver de nouveaux financements ?
À votre cible : qui sont les personnes invitées ? En effet, vous ne vous adresserez pas de la même façon à des retraités qu’à des adolescents
Au lieu : réfléchissez à l’endroit où vous aimeriez réaliser votre événement. Pour cela, vous devrez prendre en compte votre public et le nombre de personnes présentes. Lieu public ou salle privatisée, à vous de choisir !
Notez que si votre association souhaite organiser des événements dans des lieux publics, vous devrez veiller à ce que les autorités publiques acceptent votre manifestation :
N'oubliez pas de prévenir la mairie ou la préfecture
Vous prévoyez une grosse manifestation ? Le service d’ordre sera lui aussi de la partie.
Affichage dans les lieux publics ne sont pas toujours les bienvenus, renseignez-vous bien avant de déployer votre meilleure communication
Vous souhaitez vendre de la nourriture ou de l’alcool ? C'est possible mais vous devrez appliquer les règles d’hygiène et détenir une licence IV.
Le permis d’exploitation est nécessaire pour faire une demande de la licence IV.
L’organisation comptable et fiscale de mon association
Même si l’association est à but non lucratif et sa gestion désintéressée, vous devrez dresser un bilan comptable pour analyser l’évolution et la bonne santé de votre association.
L'ouverture d’un compte bancaire pour mieux gérer son association
Contrairement à une entreprise, en tant qu’association, rien ne vous oblige à ouvrir un compte bancaire dédié. Seules les associations recevant des subventions doivent obligatoirement ouvrir un compte afin de collecter l’argent sur un compte à part.
Bien que facultative, l’ouverture d’un compte bancaire associatif présente des avantages :
Vous pouvez déposer les cotisations de vos adhérents dans un endroit sécurisé et utilisé seulement par votre association.
Vous pouvez régler toutes vos dépenses à partir d’un seul et même compte. La comptabilité est alors facilitée.
Comment gérer la comptabilité de mon association ?
Conformément à la loi 1901, les associations doivent, par nécessité de transparence et de bonne gestion, être en mesure de justifier leurs comptes. La nature de cette obligation diffère selon la taille, l’activité et le type de ressources de chaque association.
Deux types de comptabilité sont envisageables en association : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d’engagement.
La comptabilité de trésorerie
Pour les petites associations, une comptabilité de trésorerie suffit amplement. Comment fonctionne-t-elle ? Grâce à un trésorier chargé de faire la somme des dépenses et des recettes.
Il tient alors un registre précisant les dépenses réalisées par l’association (les événements, les manifestations, et l’achat de matériels nécessaires au bon fonctionnement) et les bénéfices (inscriptions des adhérents, dons, etc.).
L'avantage de la comptabilité de trésorerie est qu’elle ne comptabilise pas les engagements (les créances et les dettes) mais seulement les flux de trésorerie (les dépenses et les bénéfices)
La comptabilité d’engagement
La comptabilité d’engagement est utilisée pour les associations de taille plus importante. Son avantage ? Elle permet la tenue d’un journal répertoriant les dépenses et bénéfices sur le long terme mais également les créances et les dettes.
Ainsi, lors d’une comptabilité d’engagement, le trésorier doit prendre en compte les factures client qui sont des créances ou encore les factures fournisseurs qui sont des dettes.
Si votre trésorier n’est pas habitué à ce type de comptabilité, il peut être intéressant d’utiliser un logiciel comptable en ligne.
Attention, certaines associations n’ont pas le choix et sont obligées de tenir une comptabilité d’engagement. Sont concernées les associations suivantes :
Les associations d’utilité publique
Les associations bénéficiant de plus de 153 000 € subventions par an
Les associations ayant obtenu un agrément administratif
Les associations exerçant une activité économique dépassant plus de 3 100 000 € de CA et ayant un bilan annuel d’1 550 000 € ou bien employant plus de 50 salariés.
Attention, si votre association dépasse 72 000 € de recettes par an, elle peut devenir imposable.
Quelles sont les obligations fiscales pour mon association ?
Conformément à la loi 1901, une association peut percevoir des bénéfices mais ils doivent être réintégrés dans l’activité de l’association, c’est-à-dire qu’ils doivent être utilisés pour l’organisation d’événements associatifs. Ainsi, l’association a bien une activité à but non lucratif dont la gestion est désintéressée.
L’obligation fiscale principale des associations concerne la redevance de reçus fiscaux. Qu'entend-on par-là ?
Les associations d’intérêt général et d’utilité publique ont la possibilité de recevoir des dons de la part d’une entreprise ou d’un particulier. Afin de pousser les donateurs à aider les associations, l’État a mis une place un service de déduction fiscale à hauteur de 20 % du revenu global des donateurs.
Les cotisations de vos adhérents sont la source principale de la pérennité de votre association. Vous avez donc tout intérêt à promouvoir vos activités, pour fidéliser et attirer les adhérents. Vous pouvez par exemple créer une newsletter ou développer votre présence sur internet. Pages Facebook, comptes Instagram ou encore site web sont de plus en plus utilisés par les associations afin de garder le contact avec leurs adhérents, même en ligne !
Vous avez désormais toutes les clés en main pour gérer au mieux votre association. Contactez dès à présent Simplitoo et créez votre association en seulement quelques clics. Nos experts sont là pour vous accompagner et répondre à l’ensemble de vos questions.