Prendre un stagiaire dans son entreprise : le guide complet
Vous êtes dirigeant d’entreprise et envisagez de prendre un stagiaire ? Pour que ce stage se déroule dans les meilleures conditions possibles, il est primordial de connaître la réglementation en vigueur. Durée maximale, obligation de rémunération, conditions de travail ou encore démarches administratives, voici tout ce qu’il faut savoir !
Quelles sont les conditions à remplir pour embaucher un stagiaire ?
Toutes les entreprises françaises peuvent embaucher des stagiaires. Ce stage doit leur permettre d'obtenir des compétences professionnelles et de s’immerger dans le monde du travail.
Ce stage doit obligatoirement faire partie d’un cursus de formation d’enseignement de minimum 200 heures. Les stages hors cursus pédagogique sont donc interdits.
Attention, vous n’avez pas le droit de recruter un stagiaire pour :
Le remplacement d’un salarié licencié ou absent
Un emploi permanent
Un emploi saisonnier
L'accroissement momentané de l’activité de votre entreprise
Puisque le stagiaire n’est pas considéré comme étant salarié, vous n’avez pas à remplir de Déclaration Préalable À l’Embauche (DPAE). En revanche, vous devrez mentionner l’arrivée de votre stagiaire dans une partie dédiée au sein de votre registre unique du personnel.
Embaucher un stagiaire : quelle est la réglementation ?
La durée du stage
La durée d’un stage est de 6 mois maximum, soit 924 heures au total.
Notez que pour un stagiaire :
Une journée ne peut excéder 7 heures de présence
Un mois correspond à 22 jours de présence
Si votre stagiaire fait plus d’heures sur une journée ou un mois, la durée totale de son stage sera donc réduite.
Vous souhaitez embaucher votre stagiaire ? C’est possible ! Sachez simplement qu’en cas d’embauche dans un délai de trois mois après la fin du stage, la durée du stage devra être déduite de sa période d’essai.
Le nombre de stagiaires
Faites également attention au nombre de stagiaires que vous accueillez en même temps. En effet, le nombre de stagiaires accueillis simultanément dépend de l’effectif de votre entreprise.
Si votre entreprise compte :
moins de 20 salariés, vous pouvez accueillir 3 stagiaires sur une même période
plus de 20 salariés, vous pouvez accueillir un nombre de stagiaires inférieur ou égal à 15 % de votre effectif d’entreprises. Ainsi, si vous avez 100 salariés, vous ne pouvez pas prendre plus de 15 stagiaires en même temps.
Le délai de carence après la venue d’un stagiaire
Après le départ de l’un de vos stagiaires, vous devez respecter un délai de carence d’un tiers de la durée du stage qui vient de s’écouler pour embaucher un nouveau stagiaire.
Ainsi, si votre ancien stagiaire est resté 6 mois, vous devrez attendre 2 mois après son départ pour en embaucher un autre.
Ce délai de carence, bien que mentionné dans les textes de loi, est dans la pratique souvent oublié par les entreprises.
Prendre un étudiant étranger en stage
La candidature d’un stagiaire étranger a retenu votre attention ? Vous pouvez l’embaucher, mais en respectant quelques règles !
Pour les stagiaires européens, la réglementation est la même que pour les stagiaires français.
En revanche, un stagiaire non européen doit respecter trois conditions supplémentaires :
Son stage ne peut pas être d’une durée inférieure à 3 mois
Il doit avoir obtenu un visa de long séjour valant titre de séjour (VLS-TS) mention stagiaire.
Il doit disposer d'un montant minimum de ressources pour vivre durant son séjour en France (615 € par mois, en 2022).
La désignation d’un tuteur et d’un enseignant référent
Si vous accueillez un stagiaire, vous avez l’obligation de désigner un tuteur au sein de votre entreprise. Il peut s’agir de vous, chef d’entreprise, ou bien d’un membre de votre équipe. Ce tuteur devra :
accompagner et former le jeune à de nouvelles compétences professionnelles
faciliter son intégration au sein de l’équipe
faire le lien entre l’entreprise et l’établissement scolaire
De son côté, l’établissement d'enseignement doit désigner un enseignant-référent pour le stagiaire. Cette personne se mettra notamment en contact avec le tuteur d’entreprise pour déterminer précisément les missions confiées à l’élève, ainsi que les modalités de son accompagnement.
Convention de stage : comment la rédiger ?
L’embauche d’un stagiaire n’est pas formalisée par un contrat de travail mais par la signature d’une convention de stage. Celle-ci est fournie par l’établissement scolaire de votre futur stagiaire.
Elle doit être signée par :
Le stagiaire (et, s’il est mineur, son représentant légal)
L'entreprise accueillant le stagiaire
Le tuteur de stage au sein de l’organisme d’accueil
L’établissement d’enseignement ou de formation
L’enseignant référent au sein de l’établissement d’enseignement
Sur cette convention doivent notamment figurer les informations suivantes :
Le nom de la formation suivie par le stagiaire et le nombre d’heures d’enseignement
Les noms de l’enseignant référent et du tuteur de stage
Les dates de début et de fin de stage
Le programme du stage (objectifs pédagogiques, progression dans les apprentissages, situations d'activité dans lesquelles sera placé le stagiaire, etc.)
Le montant de la gratification versée au stagiaire
Les conditions d’autorisation d’absence
Le régime de protection sociale dont bénéficiera le stagiaire
Notez qu'à l'issue du stage, vous êtes tenu de délivrer au stagiaire une attestation de stage. Ce document précisera notamment la durée du stage et le montant de la gratification versée.
Prendre un stagiaire : combien ça coûte ?
La gratification du stagiaire
Dans le cadre d’un stage, on ne parle pas de salaire, mais de gratification.
Vous avez l'obligation de verser une gratification à votre stagiaire dès lors que son stage est d’une durée supérieure à 2 mois consécutifs (soit 44 jours avec 7 heures par jour). En deçà, vous êtes libre de ne pas le rémunérer.
Le montant horaire minimum de cette gratification est fixé à 3,90 €, soit 15 % du plafond horaire de la Sécurité Sociale (chiffres 2022).
Vous devez lui verser cette gratification à la fin de chaque mois et non en fin de stage.
Une entreprise d’architecture accueille à temps plein un stagiaire du 1er février au 30 avril 2022.
La gratification versée chaque mois sera au minimum de :
Paie de février : 19 jours travaillés x 7 heures x 3,90 € = 518,70 €
Paie de mars : 23 jours travaillés x 7 heures x 3,90 € = 627,90 €
Paie d’avril : 20 jours travaillés x 7 heures x 3,90 € = 546 €
Les cotisations sociales
Si la gratification que vous versez ne dépasse pas le montant minimal (soit 3,90 € par heure), alors elle sera exonérée de cotisations sociales (patronales et salariales).
En revanche, si le stagiaire est rémunéré au-delà de 3,90 € de l’heure, alors le surplus perçu (aussi appelé fraction excédentaire) sera soumis aux cotisations sociales.
Au mois d’avril 2022, votre stagiaire a travaillé 20 jours à hauteur de 7 heures par jour.
Vous pouvez lui verser une gratification minimale de 546 €. Dans ce cas, cette somme ne sera pas soumise à cotisations sociales.
En revanche, si vous lui versez par exemple 700 €, la fraction excédentaire de 154 € (700 – 546) sera soumise à cotisations sociales.
Quels sont les droits du stagiaire ?
Les droits du stagiaire, comme ceux du salarié, sont réglementés.
Les congés et les absences du stagiaire
Si votre stagiaire reste moins de deux mois, alors vous n’êtes pas obligé de lui accorder des jours de congés. Au-delà, vous devez lui laisser la possibilité de s’absenter (congés et autorisations d’absence).
Notez également qu’en cas de maternité, paternité ou d’adoption, votre stagiaire a le droit à des congés équivalents à ceux prévus pour les salariés. Cependant, vous ne serez pas obligé de maintenir sa gratification !
Les avantages et droits du stagiaire
Comme les salariés de l’entreprise, le stagiaire dispose des droits suivants :
L’accès au restaurant d’entreprise et les titres-restaurant (si votre entreprise en propose)
La prise en charge d’une partie de ses frais de transport (si vous le faites pour vos salariés).
Le stagiaire peut également profiter des avantages du comité d’entreprise, le cas échéant.
Notez que si vous ne respectez pas ces règles d’encadrement, vous encourez une amende pouvant aller jusqu'à 2 000 € pour chacun des stagiaires concernés.
N’oubliez pas enfin de réserver un bon accueil à vos stagiaires. Il n’en sera que plus efficace ! Pour une intégration optimale dans votre entreprise, vous avez notamment intérêt à :
Organiser une visite des locaux
Prévoir une rencontre avec les différentes équipes
Lui proposer des temps individuels pour échanger sur ses missions et son ressenti
Si vous recevez régulièrement des stagiaires, il peut également être intéressant de rédiger un livret d’accueil. Vous pouvez y insérer un organigramme de votre équipe ou encore des informations telles que les horaires de travail, le règlement intérieur ou encore l’historique de votre entreprise.
Vous savez désormais comment accueillir un stagiaire au sein de votre entreprise. Besoin d’aide pour les formalités ? Les experts Simplitoo peuvent vous guider dans l'ensemble de vos démarches. Vous gagnez ainsi du temps et êtes sûr de ne commettre aucune erreur. Contactez-nous !