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Tout savoir sur l'assemblée générale en association

21-10-2021
4 minutes

Vous avez besoin de rassembler les membres de votre association pour prendre des décisions ? Il est temps d’organiser une assemblée générale ! Comme en entreprise, elle se déroule en plusieurs étapes avec quelques spécificités propres à l‘association : comment la convoquer, qui peut y assister, comment se déroule le vote et comment rédiger le procès-verbal ? Leur tenue est-elle obligatoire ? Une assemblée générale requiert une bonne préparation, on explique comment faire !

Pourquoi tenir une assemblée générale ?  

Une assemblée générale consiste à réunir tous les membres d’une structure pour faire le bilan sur le fonctionnement et prendre des décisions la concernant en présence des dirigeants.  

Les associations n'ont pas de but lucratif et sont soumises à un cadre législatif plus souple que les entreprises. En ce sens, la tenue d’une assemblée générale est facultative en raison du principe de la liberté associative. La création d'une association est donc libre : elle n'est pas soumise à une autorisation de la part de l’administration. 

Toutefois, une assemblée générale peut s’avérer essentielle : elle est l’occasion pour ses membres d'échanger avec la direction sur le rapport des activités passées, de décider de la stratégie à venir, et de valider les comptes annuels et le budget. Une assemblée générale annuelle est recommandée pour une bonne gestion de la vie associative.

Pour en savoir plus : Qu’est-ce qu’une association loi 1901 ?  

 

Les différences entre assemblée générale ordinaire et extraordinaire  

Il existe des assemblées générales spécifiques selon le degré d’importance des décisions :  

  • Les assemblées générales ordinaires (AGO) ont généralement lieu chaque année et traitent de questions relatives à la gestion et au bon fonctionnement de l’association. Souvent à l’initiative du bureau ou du conseil d’administration, elle peut porter sur le bilan financier annuel, la discussion autour d’un investissement pour les locaux ou le recrutement de nouveaux membres.  

  • Les assemblées générales extraordinaires (AGE) traitent de sujets exceptionnels modifiant les statuts, par exemple un changement d’adresse. Puisqu’une AGE nécessite une prise de décision en conscience, les statuts peuvent établir des règles de quorum ou de majorité plus contraignante pour garantir un vote démocratique.

Le saviez-vous ?

Le quorum est la proportion de membres nécessaires à la tenue de l’assemblée. Par exemple, vous pouvez déterminer dans les statuts que le quorum s’élève à 50 % : sur une association de 200 membres, 100 au moins devront être présents pour pouvoir commencer la réunion le jour J. À vous de décider si vous comptabilisez les votes par procuration pour les personnes à distance.  

La tenue d’une assemblée générale  

Les fondateurs de l’association déterminent librement les modalités de tenue d’une assemblée générale, au sein des statuts (ou du règlement intérieur de l’association). Ils précisent ainsi la fréquence de l’assemblée générale, la convocation des membres, les modalités de vote et de quorum, le fonctionnement si le dirigeant démissionne, etc. L’organisation des assemblées générales revient souvent au conseil d’administration.  

Les associations où les assemblées générales sont obligatoires 

La loi oblige les associations suivantes à tenir des assemblées générales tout au long de leur vie : 

  • reconnues d’utilité publique  

  • bénéficiaires de subventions de l’État (au mois 153 000 € de subventions ou de dons) 

  • membres de fédérations sportives  

  • fédérations départementales, interdépartementales, régionales 

  • fédération nationale des chasseurs 

  • associations cultuelles, c’est-à-dire dédiées à l’exercice d’un culte 

Les décisions nécessitant obligatoirement une assemblée générale 

Dans toutes les associations de loi 1901, certaines décisions, du fait de leur importance, sont aussi soumises à une obligation de trancher en assemblée générale :  

  • Décider du sort des biens de l'association en cas de dissolution en cas de silence des statuts 

  • Approuver les comptes annuels des associations subventionnées par l’État et désigner au moins un commissaire aux comptes et dans les associations émettrices d'obligations (association qui souhaite obtenir de l'argent et qui en échange émet un titre de créance auprès de la personne à qui elle a emprunté) 

  • Approuver le rapport du commissaire aux comptes en cas de mise en œuvre d'une procédure d'alerte lorsque des faits de nature à compromettre la continuité de l'activité de l'association ont été relevés (par exemple un manque de sincérité dans la tenue de la comptabilité) 

  • Faire bénéficier d'une exonération de TVA les services à caractère social, culturel, éducatif ou sportif rendus à leurs membres par les associations sans but lucratif 

Ces assemblées générales sont soumises aux mêmes exigences que les entreprises : un ordre de jour doit être établi, une convocation envoyée, des décisions votées et enfin, un procès-verbal rédigé. On vous explique toutes les étapes tout de suite !  

Bon à savoir

Pour comprendre la différence avec une assemblée générale en entreprise : Comment faire une assemblée générale ? 

1 - Comment fixer l’ordre du jour ?  

Contenu de l’ordre du jour 

L’ordre du jour est le programme des sujets abordés lors d’une assemblée générale. Le conseil d’administration préciser les conditions de son établissement :  

  • Les personnes ou instances légitimes pour l’établir : il s’agit généralement du président de l’association accompagné d’un secrétaire, le cas échéant il revient à l’assemblée de l’élire 

  • Le délai minimum à respecter entre l'envoi des convocations à l'assemblée générale et le jour J, mentionnant l'ordre du jour et la date de la réunion 

  • La possibilité pour les membres de demander l'inscription d'une question à l'ordre du jour 

Nous vous recommandons aussi de prévoir dans les statuts et / ou le règlement intérieur, la périodicité des sujets obligatoirement débattus en assemblée générale. Par exemple, la désignation annuelle de dirigeants, l’approbation des documents financiers ou encore le vote du budget tous les semestres. Ceci vous sera utile pour une gestion réussie, et vous pourrez toujours modifier les statuts au cours de la vie de votre structure. 

Formalités pour établir l’ordre du jour 

Des exigences encadrent l’ordre du jour pour le bon déroulement de l’assemblée : 

  • Les questions inscrites à l'ordre du jour sont précises et ne doivent pas porter à interprétation ou à confusion (par exemple une question ne peut pas être à la fois positive ou négative sous peine de rendre les réponses équivoques) 

  • L'ordre du jour peut comporter une rubrique « questions diverses », mais elle ne doit porter que sur des points mineurs n'ayant pas d'incidence sur le fonctionnement et l'activité de l'association. Ces questions diverses ne doivent pas rajouter un point à l’ordre du jour.  

  • L'assemblée générale doit délibérer uniquement sur les points inscrits et sur tous les points à l'ordre du jour et qui figurent dans la convocation de la réunion. Si un point est écarté par le président de la séance, un délit d’entrave peut être invoqué contre lui.  

La séance d’assemblée n'est levée par le conseil d’administration que lorsque tous les points ont été abordés.  

De la même façon qu’une assemblée générale n’est pas obligatoire dans le statut d’une association 1901, sauf cas exceptionnels, un ordre du jour peut ne pas être exigé.  

Bon à savoir

Si votre ordre du jour porte sur la validation des comptes, n’oubliez pas de vous munir des documents comptables à savoir le bilan, le compte de résultat et l’inventaire de votre association. 

2 - Les règles de convocation  

Une fois l’ordre du jour établi, il est temps de le diffuser aux membres de l’association !  

Qui diffuse la convocation ?  

La diffusion est assurée par la personne ou l’instance chargée par les statuts, qui revient au président s’ils ne mentionnent personne. Cette mission revient généralement au bureau de l’association, qui s’occupe de la gestion de la vie associative au quotidien.  

Attention, la convocation ne peut jamais émaner d’une instance publique, même pour les associations à mission de service public. En effet, ceci est considéré comme une interférence dans le fonctionnement d’une structure privée. 

Qui reçoit la convocation pour assister à l’assemblée générale ?  

Par défaut et sauf disposition contraire des statuts, tous les membres de l’association sont conviés à participer. 

 La convocation doit contenir au minimum : 

  • La date, l’heure et le lieu de la tenue de l’assemblée générale  

  • L’ordre du jour de l’assemblée 

Là aussi, vous pouvez moduler les destinataires de la convocation dans les statuts : vous pouvez ainsi réserver l’AG à certains membres (selon l’ancienneté d’adhésion, l'expérience, ou encore le paiement de leur cotisation) ou encore convier des gens extérieurs à l’association (salariés, famille, anciens membres, curieux). Ceux-ci pourront observer le déroulé de la réunion sans possibilité de voter.  

Enfin, soyez réaliste ! Si votre association est internationale par exemple, tous les membres ne pourront sûrement pas se rendre sur place le Jour J. Établissez votre convocation et votre quorum en conséquence pour éviter toute impossibilité de mener votre AG à terme. 

Bon à savoir

La présence d’un commissaire aux comptes est facultative, à l’exception des associations subventionnées au-delà de 153 000 € et ainsi que dans d’autres cas énumérés sur le site du Service Public

Les modes de convocation  

Le mode de convocation est généralement prévu dans les statuts ou le règlement intérieur. Divers modes de convocation sont valables, mais l’envoi d’un mail est le plus utilisé. Les grandes associations usent aussi d’un affichage public ou sur leur site internet. 

Le délai de la convocation 

Le délai est lui aussi déterminé par les statuts. En l’absence d’un délai clair, il est recommandé de laisser un temps raisonnable aux membres et invités pour recevoir le courrier, prendre connaissance de l’ordre du jour, orienter leur décision et organiser leur venue.  

Le délai est généralement entre 15 jours et 1 mois avant la tenue de l’AG. Prenez garde, car si certains membres conviés ne peuvent participer à l’AG car pris de court par le délai de convocation, toutes les décisions prises seront annulées.  

Attention si la convocation est envoyée par voie postale, le délai ne court pas à compter de l’envoi,  mais de la réception du courrier de convocation.

  

3 – Jour-J : la tenue et le vote  

Enfin, le jour de la tenue de l’AG arrive !  

Quorum et majorité  

Le quorum et le calcul de la majorité (relative, absolue, qualifiée ou unanime) sont librement décidés dans les statuts.  

Si l’exigence du quorum n’est pas remplie, nous vous recommandons d’inscrire dans les statuts la possibilité de rassembler une deuxième AG avec un quorum élargi, comme cela se fait pour les sociétés. 

Mode de scrutin  

Plutôt main levée ou bulletin secret ? Le choix vous revient ! N’oubliez pas de l’écrire dans les statuts. 

Le vote par bulletin secret peut-être réservé aux décisions les plus délicates, comme l’élection des administrateurs de l’association.  

Certains de vos membres sont à distance ? Le vote par procuration est admis de droit, mais attention au vote par correspondance : autorisé par dérogation jusqu’au 30 septembre 2021 pour tenir une assemblée à distance en raison du Covid-19, la législation retrouve son cours normal. Le vote par correspondance doit être expressément autorisé dans les statuts. 

Enfin, tous les points énumérés dans l’ordre du jour, sauf ceux ne nécessitant pas de vote, doivent être soumis au vote de l’assemblée générale et ne peuvent être écartés par le président.

 

4 – L’après-AG : rédaction du procès-verbal et communication  

À la suite de toute assemblée générale, la rédaction d’un procès-verbal est une étape essentielle.  

Sa rédaction n’est pas une obligation légale, mais elle fait gage de preuve quant aux décisions prises durant la réunion (en cas de contestation par exemple).  

Contrairement aux entreprises, la transmission du PV au greffe est facultative, sauf si une modification des statuts ou la nomination d’un dirigeant a été décidée.  

Les statuts peuvent exiger la communication ou mise à disposition du procès-verbal aux membres de l’association, qui peuvent alors par exemple le télécharger en ligne. Certaines décisions nécessitent communication à la préfecture : en cas de modification des statuts, changement de nom ou de siège ou encore changement du bureau ou de dirigeants. Enfin, n’oubliez pas de communiquer à votre banque le PV si un changement de gestionnaire des comptes de l’association a été voté ! 

Information importante

Soumises à la loi 1908, les associations inscrites en Alsace-Moselle répondent aux exigences du droit local. Dès lors, les conditions de convocation de l'assemblée et les conditions de constatation des résolutions de cette assemblée doivent apparaître dans les statuts. Pour le reste, les dispositions énumérées dans cet article sont identiques ! 

Prêts à vous lancer ? Créer son association passe la rédaction de statuts solides et réfléchis, afin d’organiser au mieux vos assemblées générales, mais aussi toute la gestion de votre association. Vos règles de fonctionnement posent en effet le fondement même de votre structure. Si vous pouvez bel et bien télécharger un modèle tout fait en ligne, sachez qu'il est essentiel de rédiger des statuts personnalisés, pérennes et conformes avec la loi. C’est pourquoi nos experts rédigent, avec vous, des statuts en accord avec votre projet associatif. Pour toute question sur la création de votre association, n’hésitez pas à contacter Simplitoo ! 

 

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