Les fichiers des écritures comptables (FEC)
Vous êtes entrepreneur et vous tenez une comptabilité dématérialisée ? Vous avez dit au revoir au papier et vous êtes mis aux factures électroniques ? Vous devez alors respecter une obligation : transmettre un fichier des écritures comptables (FEC) en cas de contrôle fiscal dans votre entreprise. Mais au juste, de quoi s’agit-il ? Quelles sont les règles à suivre ? Qui est concerné par cette exigence ? Zoom sur cette notion plus simple qu’il n’y parait !
Quelques notions de comptabilité
Afin de comprendre l’intérêt des fichiers des écritures comptables, on vous éclaire sur la comptabilité d’entreprise ! Parfois redoutée par les entrepreneurs, elle est indispensable à la gestion et la conformité de votre activité.
La comptabilité, la boussole de votre entreprise
La comptabilité permet de rassembler les données chiffrées de votre entreprise (les entrées et sorties d’argent). Grâce aux documents et outils comptables vous pouvez :
Estimer le montant de votre patrimoine (ressources matérielles et immatérielles, finances de l’entreprise, etc.)
Prendre connaissance des résultats de votre entreprise chaque année (bénéfice ou déficit)
Prévoir une stratégie, ainsi que les dépenses et les achats pour les années à venir
Les documents comptables obligatoires
La comptabilité de votre entreprise se divise en deux parties. D’une part des livres comptables obligatoires à tenir tout au long de l’année, comme le livre-journal et le grand livre. D’autre part, des documents publiés une fois par an lors du dépôt des comptes :
Le bilan comptable, qui comprend l’actif (autrement dit son patrimoine, par exemple votre matériel ou vos ressources monétaires) et le passif de votre entreprise (qui comprend notamment les dettes)
Le compte de résultat, qui mesure les bénéfices ou les pertes de votre entreprise sur une année comptable
Les livres comptables, pour les activités inscrites au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Pour approfondir sur la thématique comptable : Ce qu’il faut savoir sur la comptabilité d’entreprise
Toutes les réglementations à respecter sont d’ailleurs comprises dans le Plan Comptable Général (PCG), un ensemble de normes comptables à suivre pour les entreprises.
Les fichiers des écritures comptables : qu’est-ce que c’est ?
Qui doit tenir un FEC ?
Une double condition
Les fichiers des écritures comptables sont obligatoires si :
Vous tenez une comptabilité via un système informatique
Vous êtes soumis à une obligation de présentation des documents comptables
Autrement dit, peu importe la taille ou la structure de votre entreprise, si vous avez mis en place une comptabilité dématérialisée, vous devrez présenter un FEC.
Notez que la micro-entreprise est l’unique exception à ce principe général. Leur statut garantit une comptabilité moins lourde.
Une comptabilité informatisée, kézako ?
La comptabilité est informatisée dès que vous disposez d’un système informatique simple ou d’une application pour gérer vos obligations comptables. La Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) considère d’ailleurs que même un simple logiciel, comme Excel, prouve que vous utilisez un système numérique. Vous êtes alors en conformité avec les normes !
D'ici 2026, toutes les entreprises devront obligatoirement émettre des factures électroniques. Le gouvernement a mis en place un calendrier de déploiement progressif pour étendre cette obligation de dématérialisation pas-à-pas.
Leur but : informatiser votre comptabilité
Dans le cadre de ces obligations, les écritures comptables ont une fonction primordiale. Mais de quoi parle-t-on ? Une écriture représente un flux financier survenu lors de vos activités professionnelles. Par exemple, il peut aussi bien s’agir de l’achat d’un bien professionnel, du règlement des cotisations sociales ou de l’encaissement de vos clients.
Retenez également qu’il faut présenter un fichier par exercice comptable.
En réalité, opter pour des fichiers numériques pour les FEC représente surtout un gain de temps dans l’enregistrement des transactions et dans les contrôles fiscaux effectués. Ce mécanisme vous garantit également de bénéficier de protections :
Une assistance par un conseil externe pour remplir les fichiers
Des observations possibles en cas de désaccord après un contrôle fiscal
Un débat oral possible avec la direction de l’administration fiscale en cas de contrôle fiscal erroné
Depuis le 1er janvier 2014, le fichier des écritures comptables vous permet d’informatiser tous vos documents comptables. Il est courant pour un entrepreneur de tenir sa comptabilité en ligne, sur Excel ou via un logiciel. Auparavant, les entreprises soumises à une comptabilité obligatoire devaient forcément la faire sur format papier.
Les démarches pour rédiger les FEC
Le contenu des FEC
L’article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales répertorie l’ensemble des informations présentes dans les fichiers.
Vous devez alors faire apparaître :
Le code journal de l’écriture comptable
Le libellé journal de l’écriture comptable
Le numéro sur une séquence continue de l’écriture comptable
La date de comptabilisation de l’écriture comptable
Le numéro de compte
Le libellé de compte
Le numéro de compte auxiliaire, si tel est le cas
Le libellé de compte auxiliaire
La référence de la pièce justificative, par exemple la facture de la transaction enregistrée
La date de la pièce justificative
Le libellé de l’écriture comptable
Le montant du débit
Le montant du crédit
Le lettrage de l’écriture comptable
La date de lettrage
La date de validation de l’écriture comptable
Le montant en devise (en euros)
L’identification de la devise
Il se peut que vous n’ayez pas à remplir certaines cases selon l’écriture enregistrée. Dans ce cas, il faut laisser « à blanc », c’est-à-dire ne rien y faire figurer (pas de zéro, d’espace ou de signe).
En d’autres termes, les FEC contiennent toutes les écritures inscrites préalablement dans les documents comptables obligatoires. Les informations valent uniquement pour un exercice comptable et sont classées par ordre chronologique de validation.
La procédure de remise
Après avoir enregistré toutes les écritures dans le fichier, vous devez le conserver jusqu’à ce qu’un contrôle fiscal ait lieu. On parle aussi de l’examen de comptabilité, opéré par la DGFiP. Concrètement, l’administration fiscale vérifie la validité de vos comptes à distance. C’est une alternative au contrôle sur pièces et à la vérification de comptabilité dans les locaux de l’entreprise.
Le contrôle est aléatoire, vous recevez simplement un avis demandant de fournir le fichier dans le cadre de l’examen de comptabilité. À partir de la réception de cet avis, vous disposez de 15 jours pour transmettre le document.
L’examen de comptabilité peut durer 6 mois après la réception du fichier des écritures comptables. À l’inverse, un contrôle sur place n’excède pas 3 mois pour les TPE.
L’administration fiscale constate la concordance entre les comptes de votre entreprise et les déclarations que vous avez effectuées, comme les déclarations de chiffre d’affaires. Elle s’assure que vous n’ayez commis ni erreur, ni faute volontaire.
La forme des fichiers
Les FEC prennent, au choix, la forme d’un :
Fichier à plat, le format le plus universel des fichiers d’Échange de Données Informatisé (EDI)
OU
Fichier structuré, codé en XML (un langage informatique pour échanger vos données)
Un fichier EDI est tout simplement le format électronique standard pour remplacer des documents papier, comme une facture par exemple.
Lors de la remise du fichier à l’administration fiscale, tout support physique ou numérique est accepté. Par exemple, vous pouvez utiliser un CD, un DVD, une clef USB ou déposer le document sur le site de la DGFiP.
Pour savoir si vous respectez les règles, notamment sur le contenu et la codification des informations dans le fichier, la DGFiP a mis en place un outil : Test Compta Demat. Ce logiciel de test, disponible uniquement sur Windows, relève les anomalies dans votre FEC.
Les sanctions encourues
Si une irrégularité est observée dans votre fichier, l’administration vous adresse une demande de rectification. Vous devrez alors modifier les éléments erronés sur votre document.
Si vous constatez que votre fichier est valide, il est possible de contacter les services de contrôle pour soumettre vos observations. L’administration peut aussi engager une vérification de comptabilité dans les locaux de votre entreprise.
En revanche, en cas d’irrespect des délais de remise des fichiers (15 jours) ou de la procédure, vous risquez d’être condamné à une amende. Elle s’élève à 5 000 € pour chaque fichier non-remis.
Une fois le FEC remis et contrôlé, il est automatiquement détruit par l’administration fiscale !
Vous connaissez désormais toutes les règles à appliquer sur votre fichier des écritures comptables en cas d’examen de comptabilité. Plus de problème de conformité aux normes ! Si vous avez peur de vous perdre dans les chiffres et les normes à respecter, n’hésitez pas à faire appel à des spécialistes ! Avec l’accompagnement juridique Simplizen, nos équipes vous aident dans vos démarches et répondent à toutes vos questions sur la gestion de votre entreprise : tout devient simple !