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L’état des lieux dans le bail commercial : définition et fonctionnement

16-12-2021
3 minutes

L’état des lieux d’un bail commercial est une étape clé de la prise en mains de vos futurs locaux. Il sert à constater le bon état (ou non) des lieux que vous allez louer, mais aussi à faire l’inventaire de tout ce qui est mis à la disposition du locataire. Vous exercez une activité artisanale, commerciale ou libérale et avez enfin trouvé le local commercial de vos rêves ? On vous explique comment réussir votre état des lieux de A à Z !

Qu’est-ce que l’état des lieux d’un bail commercial ?

Une étape incontournable du bail commercial 

Vous avez rempli les formalités relatives à la signature d’un contrat de bail commercial et joint tous les documents nécessaires ? Avant de prendre enfin possession des lieux et d’en obtenir les clefs, il ne vous reste plus qu’une étape :  l'état des lieux !  

Il s’agit d’une formalité incontournable et obligatoire (loi Pinel de 2014) pour vous assurer du bon état des locaux. Sachez que si vous oubliez de l’effectuer, les locaux seront alors présumés loués en bon état... un risque qu’il vaut mieux éviter de prendre. 

L'état des lieux d’entrée, au-delà d’une obligation légale, représente également une sécurité pour le moment où vous quitterez les lieux : il prouvera que vous ne les avez pas endommagés et servira de référence de comparaison. En effet, comme pour un appartement, l'état des lieux d’un bail commercial s'effectue non seulement à l'entrée des lieux, mais aussi à leur sortie. 

Le saviez-vous ?

Peu importe le nombre de fois où vous renouvellerez ensuite votre bail (ou non), vous ne ferez qu’un seul et unique état des lieux d’entrée.  Il ne faut donc pas le rater !  

 

Le but : protéger aussi bien le locataire que le propriétaire 

L’état des lieux d’entrée protège aussi bien le propriétaire du local que son locataire professionnel. Il prouve que les deux parties étaient bien d’accord sur l’état constaté des lieux lors de la remise des clefs au locataire. Tout le monde a été traité et informé de la même manière : c'est ce que l'on appelle le « principe du contradictoire » en droit. 

En tant que locataire professionnel, l’état des lieux d’entrée vous permet de vérifier la conformité du bien au contrat, mais aussi à la loi : le nombre de m2, la description des surfaces ou encore l’état des installations (électricité aux normes, équipements en tout genre, sols et plafonds, etc.). 

Pour le bailleur, l’état des lieux d’entrée est le document sur lequel il s’appuiera pour faire un bilan de l’occupation des locaux lorsque vous en sortirez, sur la forme d’un avant / après. Par exemple, s’il soupçonne ou constate une dégradation quelconque au moment où le locataire professionnel quitte les locaux, il pourra la prouver grâce à l’état des lieux d’entrée, où elle n’est donc pas censée figurer. 

Bon à savoir

Soyez particulièrement minutieux lors de l’état des lieux d’entrée, car tout défaut non consigné pourra vous être imputé par le propriétaire lorsque vous quitterez les locaux. 

 

Comment réaliser votre état des lieux d’entrée le jour J ?  

Deux parties pour un seul état des lieux 

Pour réaliser l’état des lieux, il faut que les deux parties soient sur place le jour J : le bailleur (propriétaire) comme le preneur (locataire). Il est possible pour les deux parties (le preneur et le bailleur) de se faire remplacer par un représentant de confiance. Lorsque les deux parties, ou leurs représentants sont présents, on parle d’un état des lieux à l’amiable pour les baux commerciaux.  

Bon à savoir

Vous ne pouvez pas vous déplacer lors de l’état des lieux et n’avez pas de personne de confiance pour vous représenter afin de vérifier le bon état de la location ? Vous pouvez faire appel à un huissier de justice pour remplir cette obligation ! Cette prestation est néanmoins payante. 

 

Les mentions obligatoires 

Sur votre document d’état des lieux, vous devrez faire figurer les mentions obligatoires suivantes :  

  • S’il s’agit de l’état des lieux d’entrée ou de sortie du local 

  • La date à laquelle il a été réalisé 

  • L’adresse du bail 

  • Le nom et le domicile des parties au contrat de location  

  • La description des locaux, du mobilier présent ainsi que l’état d’usure constaté 

  • La consommation qui a été générée avant l’entrée dans les lieux (relevé du compteur) 

  • Les clés (le nombre de jeu ou les autres accès éventuels comme un code électronique) 

  • Les signatures des parties présentes 

Une fois établi, l’état des lieux est joint au contrat de location du bail commercial. Le cas échéant, chaque partie conserve un exemplaire du document signé. Ce document reste le même y compris en cas de renouvellement. 

À quoi faire attention ? 

Lors du tour des locaux, assurez-vous de bénéficier d’un éclairage optimal pour ne rien manquer. Le document d’état des lieux se remplit au fur et à mesure de la visite du local avec une description exacte des lieux, accompagnée de l’état d’usure de chaque élément. 

Il est toujours mieux de mentionner le plus de détails possible, qu’il s’agisse d’une tâche de gras qui ne part pas ou d’un papier peint qui commence à se décoller. Même si ce n’est pas une obligation, pensez à prendre des photos du local pour appuyer votre constat ! Les photos de la location vous permettront notamment de prouver qu’une dégradation était déjà présente lors de votre entrée dans les lieux. Et ce, même si vous ne l’aviez pas relevée textuellement. Vous vous prémunissez ainsi en cas de désaccord avec votre bailleur.  

Que se passe-t-il lors de l’état des lieux de sortie ? 

Quand a lieu l’état des lieux de sortie ? 

L’état des lieux de sortie intervient lorsque vous quittez définitivement les locaux. Plusieurs raisons peuvent vous conduire à mettre un terme au bail commercial. Dans la plupart des cas, c’est parce que votre bail est arrivé à terme (durée minimale de 9 ans pour un bail commercial) et que vous ne souhaitez pas le renouveler. Le bail commercial est encadré par les articles L145-1 à L145-3 du Code de commerce. C’est ce Code qui régit l’état des lieux (entrée, sortie, renouvellement, etc.), mais également toutes les autres formalités à respecter sur les baux commerciaux. 

En tant que locataire, vous pouvez également résilier votre bail tous les trois ans, c’est ce que l’on appelle le congé triennal, ou pour d’autres raisons particulières comme un départ à la retraite, une invalidité, un redressement ou liquidation judiciaire. 

Pour en savoir plus : Tout comprendre sur le droit au bail 

Que se passe-t-il une fois l’état des lieux de sortie effectué ? 

L’état des lieux de sortie se fait sous la même forme et avec les mêmes mentions obligatoires que celui d’entrée, auxquelles s’ajoutent un rappel de la date de l’état des lieux d’entrée et la nouvelle adresse du locataire. Une fois établi, l’état des lieux de sortie est alors comparé à celui d’entrée. 

Deux situations sont possibles :  

  • Vous rendez les locaux dans leur état d’origine (absence de dégradations) ou avec un état d’usure acceptable (aussi dit vétusté). Dans ce cas, votre bailleur ne prélèvera aucuns frais sur votre dépôt de garantie pour une remise en état des lieux. 

  • Votre bailleur considère que vous avez dégradé les locaux. Il pourra alors prélever la somme nécessaire à une remise en état sur votre dépôt de garantie. 

En tant que locataire, vous ne pouvez pas être tenu responsable des dégradations suivantes :  

  • Murs et voutes endommagés 

  • Nécessité de rétablir des poutres et des couvertures entières 

  • Digues et murs de soutènement 

  • Clôture endommagée 

  • Cas de force majeure : la dégradation du local résulte d’un évènement imprévisible, irrésistible et extérieur à vous. 

  • Vétusté : c’est-à-dire une dégradation qui est due au temps qui passe. 

Dans ces cas précis, ce sera au bailleur de prendre en charge les réparations, c’est une obligation, sans aucune participation financière de votre part. S’il est indiqué l’inverse dans votre contrat de bail commercial, cette clause est « réputée non écrite ». Autrement dit, elle est non valable et la loi considèrera qu’elle n’a jamais été rédigée. 

Bon à savoir

Le dépôt de garantie dans le bail commercial ne sert pas qu’à payer les réparations et la remise en état du local en cas de dégradation. Il fonctionne également comme une protection pour le bailleur en cas de loyer impayé ou d’impôts supplémentaires à régler pour le locataire. Il n’est théoriquement pas obligatoire (absence possible) mais vous sera néanmoins demandé dans la majorité des cas. 

Vous avez à présent toutes les cartes en main pour réaliser l’état des lieux d’entrée et de sortie de vos futurs locaux. Le bail commercial n’est pas idéal pour toutes les activités. Ainsi, vous pourrez être amené, le cas échéant, à signer un bail professionnel.  

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