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Comment effectuer l’élection du bureau d’une association ?

05-05-2022
4 minutes

Vous êtes sur le point de créer une association ou vous souhaitez élire un nouveau bureau ? Sauf exceptions fixées par la loi, les associations loi 1901 ne sont pas obligées d’élire un bureau ni même de convoquer une assemblée générale. Toutefois, votre association a besoin de dirigeants pour la représenter, effectuer les tâches courantes, tenir les comptes et informer les adhérents. C’est justement le rôle du bureau d’une association, organe composé en règle générale d’un président, d’un vice-président, d’un secrétaire et d’un trésorier. Pourquoi et comment procéder à l’élection du bureau d’une association ? Quelles sont les missions exercées par les membres du bureau ? On vous explique tout !

Pourquoi procéder à l’élection du bureau d’une association ? 

Association loi 1901 : quel cadre général pour leur bureau ? 

L’élection du bureau d’une association loi 1901 n’est, en principe, pas obligatoire. Pour autant, la plupart des associations prévoient l’existence et l’organisation d’un bureau dans leurs statuts. Cela permet de confier à des personnes (les membres du bureau élus) le soin de mettre en œuvre les décisions de l’assemblée générale et celles du conseil d’administration. Ils en deviennent les dirigeants. 

Les statuts de l’association définissent l’étendue des pouvoirs des membres du bureau. Ces derniers peuvent notamment se voir confier un mandat pour représenter l’association, agir en justice, ou encore pour prendre les décisions de gestion courante. 

Les exceptions pour lesquelles l’élection du bureau d’une association est obligatoire 

Il existe néanmoins quelques cas précis où l’élection du bureau d’une association devient obligatoire :  

  • Si votre association souhaite obtenir un agrément (on dit aussi qu’elle est « agréée ») 

  • Si votre association souhaite être reconnue d’utilité publique 

C’est l’article 25-1 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000 qui a fixé cette règle : elle conditionne la délivrance de tout agrément ou reconnaissance de l’État à la « présentation d’un bon fonctionnement démocratique ». En clair, on considère que l’organe de direction représenté par le bureau d’une association en permet le fonctionnement démocratique. 

Pour en savoir plus : les différents types d’associations 

Les associations concernées doivent dans cas réunir leur assemblée générale au moins une fois par an, élire des membres chargés de l’administration ou de la direction (un bureau ou un conseil d’administration) et faire approuver le renouvellement de ces membres par l’assemblée générale. 

Autre exception, géographique cette fois-ci. En Alsace-Moselle, toute association doit posséder une direction qui fait office de représentant légal. Sauf disposition contraire figurant dans les statuts de l’association, c’est à l’assemblée générale qu’il revient d’élire cette direction, qui prend la plupart du temps la forme d’un bureau. 

Bon à savoir

Ailleurs qu’en Alsace-Moselle, le président n’est pas automatiquement le représentant légal (celui qui a la capacité d’agir au nom de l’association). Ce mandat doit lui être confié en plus par les statuts ou par un vote de l’assemblée générale. 

Pour en savoir plus : l’assemblée générale d’association

 

Le rôle des membres du bureau 

Comme on le disait plus haut, l’organe qu’est le bureau :  

  • Assure la gestion courante de l’association  

  • exécute les décisions de l’assemblée générale et du conseil d’administration (si les statuts en prévoient l’existence).  

Néanmoins, à moins que les statuts ne le prévoient noir sur blanc, ce n’est pas au bureau de prendre seul les décisions importantes telles que des investissements lourds.  

Au quotidien, ce sont les dispositions prises dans les statuts qui répartissent les missions du bureau entre ses membres et les dirigeants, qu’ils soient président ou vice-président, trésorier et secrétaire. 

Le président 

Le président assume souvent la fonction de représentant légal et de mandataire. Il signe les contrats et représente l’association auprès de ses partenaires et des institutions. 

Le cas échéant, les statuts peuvent désigner un vice-président chargé d’assurer son intérim. 

 

Le trésorier 

 Le trésorier gère les comptes bancaires de l’association. Il encaisse les recettes (subventions, cotisations des adhérents…) et effectue les opérations de paiement nécessaires. 

Il est responsable des comptes et soumet les résultats et le budget de l’association au vote de l’assemblée générale. 

Le trésorier entretient également les relations avec la banque.  

Le secrétaire 

Le secrétaire se voit confier des missions par les statuts. Il s’agit généralement de : 

  • rédiger et envoyer les convocations aux réunions de l’assemblée générale 

  • établir les procès-verbaux des délibérations et tenir le registre des décisions de l’association 

  • réaliser les déclarations nécessaires au greffe des associations (la préfecture) 

 

Bon à savoir

Les statuts peuvent créer d’autres fonctions au sein du bureau, sans limites de nombre : secrétaire général en charge des questions juridiques, chargé de communication, président d’honneur choisi pour son engagement dans l’association et son dévouement… 

Pour en savoir plus : les membres et la composition du bureau d’association 

Comment organiser l’élection des membres du bureau ? 

 Étape 1 : définir les modalités d’élection dans les statuts 

 Si vous venez de créer une association ou si les statuts existants ne traitent pas de la question des modalités d’élection des membres du bureau, vous devrez convoquer une assemblée générale pour faire voter les statuts créés ou modifiés. 

 

Le saviez-vous ?

Les statuts peuvent également prévoir l’élection d’un conseil d’administration par l’assemblée générale qui se charge ensuite de désigner les membres du bureau en son sein. 

Les statuts prévoient notamment : 

  • la durée du mandat confié aux dirigeants membres du bureau 

  • le choix de l’instance compétente pour élire les membres du bureau (assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, conseil d’administration) 

  • le mode de scrutin (élection à un ou deux tours, scrutin uninominal ou de listes présentant autant de candidats que de postes à pourvoir) 

  • les modalités d’organisation (vote par correspondance ou en ligne, acceptation ou non des procurations et, si oui combien de procurations d’autres membres un électeur présent peut porter avec lui…) 

 

Étape 2 : le déroulement du vote 

Les statuts d’association définissent également les modalités du vote pour élire un bureau. Il existe plusieurs possibilités envisageables : par bulletin secret sous enveloppe, par voie électronique, à main levée, etc. 

La validité du scrutin peut également être soumise à une condition de quorum. Pas de panique ! Le quorum représente tout simplement le nombre minimal de membres qui doivent être présents pour que l’assemblée générale se tienne et que ses décisions soient valides.  

 

Bon à savoir

En raison de son caractère décisif, le quorum d’une assemblée générale extraordinaire est souvent supérieur à celui d’une assemblée générale ordinaire. Par exemple, le quorum de l’AG ordinaire peut être fixé à 50 % mais celui de l’AG extraordinaire à 75 %. 

 

 Étape 3 : accomplir les formalités déclaratives 

L’élection initiale ou le renouvellement des membres du bureau font partie des changements dans l’administration d’une association. Ils doivent donc obligatoirement être déclarés à la préfecture. La préfecture héberge, en effet, le greffe des associations. 

Comment faire ? C’est simple. Vous pouvez effectuer votre déclaration soit en ligne, soit sur place, soit par courrier dans les trois mois qui suivent l’élection. La préfecture concernée est celle du département où votre association possède son siège social. Vous devrez joindre un exemplaire de la délibération de l’assemblée générale ou du conseil d’administration à votre déclaration. Attention : seul un des dirigeants de l’association (ou un autre membre détenteur d’un mandat signé par le dirigeant en question) peut accomplir cette démarche. 

 

Information importante

Lors du renouvellement des membres du bureau, et particulièrement du trésorier, n’oubliez pas de transférer les pouvoirs et les signatures sur les comptes bancaires de l’association. La banque pourra par ailleurs vous demander un récépissé de la déclaration effectuée en préfecture. 

Vous venez de le voir, l’administration des associations est simplifiée et peu de contraintes légales s’appliquent. La place des statuts est néanmoins centrale pour fixer les modalités de prise de décision ainsi que le pouvoir et la nomination des membres du bureau de l’association. Besoin d’aide pour rédiger les vôtres et effectuer la création de votre structure ? Les experts formalistes de Simplitoo sont là pour vous. Rédaction de statuts conformes, procès-verbal de l’assemblée constitutive, immatriculation de votre association et obtention du Kbis et du numéro RNA… Ils s’occupent de tout !  

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