Tout comprendre sur la facturation
Qui dit entrepreneuriat dit gestion comptable et qui dit gestion comptable dit facturation. La facture matérialise une transaction commerciale entre des tiers, c’est-à-dire lors d’une vente de marchandise ou d’un service entre le vendeur (ou prestataire) et le consommateur. Cette étape essentielle de la gestion d’activité passe par le suivi de plusieurs obligations à ne pas manquer. Quelles sont-elles ? À quoi la facture sert-elle ? On répond à toutes vos questions !
Qu’est-ce qu’une facture ?
La facture est un document qui sert pour les différents domaines de la gestion d’entreprise : juridique, commercial, comptable et fiscal.
Un usage juridique
En premier lieu, la facture - qui intervient après le devis - atteste qu’une opération commerciale a eu lieu. Elle prouve que la vente d’une marchandise ou la réalisation d’une prestation de service ont bien été exécutées et permet au vendeur d’exiger le montant dû au client. La facture est avant tout un document légal qui indique le montant à payer en échange de la vente du bien ou du service.
Il faut différencier facture et devis ! Le devis est un engagement commercial émis par le vendeur ou prestataire à ses clients. Il permet au professionnel d’établir les prix qu’il propose pour un service ou un bien donné (par exemple pour une prestation de plomberie). Grâce au devis, le client peut ainsi estimer le coût total du bien ou du service, et décider d’avoir recours au professionnel en toute connaissance de cause.
Un usage comptable
L'un des domaines où la facture est requise est la comptabilité, surtout lors de l’établissement des comptes annuels. Pourquoi ? La facture recense les dettes et le capital social de la société (c’est-à-dire le passif), mais aussi les biens et droits qu’elle possède. Avec ces éléments, l’entrepreneur peut établir un bilan économique des entrées et sorties à la fin de son exercice comptable (c’est-à-dire une période de plus ou moins un an).
Un usage fiscal
La facture sert de support à la collecte et à la déduction de la TVA. En effet, les entreprises payent la TVA, mais la collectent également pour l’État à chaque vente. Pour en savoir plus, vous pouvez vous reporter à notre article sur la déclaration de TVA qui vous explique comment fonctionne cet impôt.
La facture est-elle obligatoire pour les particuliers et les professionnels ?
Les notes destinées aux particuliers
Dans le cadre des relations commerciales entre professionnels et particuliers, on ne parle pas de facture, mais de note.
Présenter une note à un client particulier n’est pas obligatoire. Dans le contexte de vente de marchandises, par exemple, le ticket de caisse peut suffire.
Le ticket de caisse - ou reçu - ne fait pas office de note. C’est sur la base de la note que le règlement va être effectué. Une fois le règlement effectué, le client se voit délivrer un reçu comme preuve d’achat du bien ou du service.
Même si elle n’est pas obligatoire, les entrepreneurs doivent remettre une note dans certaines situations :
À la demande du client
Dans le cadre d’une vente à distance entre États de l’Union européenne
Lorsque le montant de la prestation de services est supérieur à 25 € TTC
La note doit être émise en double exemplaire, l’une pour le client, et l’autre pour vous. Cela vous sera utile pour votre gestion comptable, car vous conservez ainsi la trace de toutes vos transactions. Pour vous faciliter la tâche, vous pouvez opter pour une version dématérialisée grâce à des logiciels accessibles directement en ligne.
La facturation entre professionnels
Si les transactions d’un professionnel à un particulier ne font pas obligatoirement l’objet d’une facture, ce n’est pas le cas de celles effectuées entre professionnels.
Pour ces dernières, les factures sont obligatoires afin de conserver une transparence entre les parties, surtout en ce qui concerne les prix des produits ou des services. C’est aussi une manière de s’assurer que l’interdiction de la revente à perte – revendre à un prix plus faible que le coût de revient d’un produit – soit bien respectée.
En situation de sous-traitance, la facture peut être directement émise par l’entreprise cliente pour le compte du fournisseur. C’est ce qu’on appelle l’auto-facturation. C’est un moyen pour le freelance, par exemple, de gagner du temps sur ses tâches administratives pour se concentrer sur ses services.
Comment rédiger une facture ?
Certaines mentions doivent obligatoirement figurer dans une facture, tandis que d’autres sont facultatives.
Les mentions obligatoires
Les mentions obligatoires servent en premier lieu à informer le professionnel avec lequel la vente d’une prestation ou d’un bien a été conclue. Sans ces mentions obligatoires, la facture ne peut être considérée comme juridiquement valide.
Quelles sont ces mentions obligatoires à faire figurer sur vos factures ?
La date de la facture
La numérotation de la facture
La date de vente ou du service rendu : c’est le jour de la livraison ou de la fin de la prestation
Les coordonnées du client : nom, adresse de ce dernier et de facturation
Les coordonnées du prestataire ou du vendeur : nom de l’entrepreneur, nom de l’entreprise, numéro SIREN ou SIRET, code NAF (ou code APE), numéro RM pour un artisan et RCS pour un commerçant, adresse du siège social, forme juridique
Le numéro du bon de commande
Le numéro d’identification à la TVA (sauf pour les factures dont le montant HT est inférieur ou égal à 150€)
La désignation du produit ou de la prestation
Le décompte des services ou des produits vendus ainsi que leur quantité
Le prix catalogue, c’est à dire le prix unitaire des produits hors TVA ou le taux horaire HT des services
La majoration des prix, par exemple les frais de transport
Le taux de TVA légal ainsi que le montant total de la TVA
Les réductions éventuelles appliquées
Le total à payer HT et TTC
Le délai de paiement
Le taux des pénalités de retard
L'indemnité forfaitaire de 40 € pour recouvrement en cas de retard de paiement
Une note adressée à un client particulier comprend toutes ces mentions obligatoires, à l’exception du taux des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire.
Dans le cadre d’une vente de biens, l’existence et la durée de la garantie légale de conformité doivent également être mentionnées. Ceci protège le consommateur des éventuelles défaillances d’un produit vendu.
Cette mention doit apparaître pour la vente de produits spécifiques comme les appareils électroménagers, électroniques, et informatiques ainsi que les lunettes de soleil, les montres ou encore les éléments d’ameublement. Cependant, la garantie ne concerne pas les ventes à distance (en ligne par exemple) ou hors établissement (ex : par démarchage).
Toute mention manquante ou incorrecte peut vous valoir une amende de 15 € par facture et par mention manquante ou inexacte, ainsi qu’une amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale).
Les mentions particulières
Outre les mentions obligatoires, des mentions particulières doivent être ajoutées dans certains cas :
Si vous êtes membre d’une association agréée, vous devrez ajouter « Membre d’une association agréée, règlement par chèque et carte bancaire acceptés »
Si vous exercez dans l’achat revente de produits électroniques (« Eco-participation DEEE »)
S’il s’agit d’une auto-facturation, (« Auto-facturation »)
Si vous êtes exonéré de TVA au titre de la franchise en base (« TVA non applicable, art. 293 B du CGI »)
Si une assurance professionnelle est obligatoire pour votre activité d’artisanat, vous devez mentionner le nom de l’assurance, les coordonnées de l’assureur ainsi que sa couverture géographique
Si vous exercez en sous-traitance dans le secteur du Bâtiment et Travaux Publics (BTP), pensez bien à ajouter la mention « Autoliquidation » pour indiquer que c’est l’entreprise principale qui déclare la TVA et non vous-même en tant que sous-traitant.
La facturation électronique
Les caractéristiques de la facture électronique
La facturation électronique est une facture éditée, envoyée et reçue au format numérique. Elle peut être éditée sur des logiciels dédiés, ou tout simplement sur Word ou Excel.
La facture au format électronique vous permet de gagner du temps sur l’étape de facturation : les délais de paiement sont plus courts, les charges administratives sont plus légères et les déclarations de TVA sont simplifiées grâce à un système de préremplissage de déclaration.
Les mentions obligatoires et particulières restent les mêmes, quel que soit le format de la facture.
À noter que la facturation électronique doit être acceptée en amont par votre client. En effet, ce dernier peut exiger de recevoir une facture au format papier. Pour authentifier la facture électronique, vous pouvez utiliser la signature électronique par un certificat électronique qualifié.
Depuis 2020, la facturation électronique est obligatoire pour les professionnels qui facturent le secteur public. Elle est également devenue obligatoire pour les échanges entre professionnels assujettis à la TVA et établis en France. En 2024, cette obligation s’étendra à toutes les transactions.
Comment émettre une facture électronique ?
Il existe aujourd'hui des plateformes de dématérialisation. Leur rôle est de transmettre la facture dématérialisée à vos clients et d'extraire les données dont l’administration fiscale a besoin (coordonnées des deux parties, montant HT, taux TVA, etc.). Il vous suffit pour cela de renseigner les éléments requis dans le logiciel (numéro de facture, coordonnées du vendeur et du client, date, prix etc.).
Lorsqu'il s’agit d’une vente de biens ou de services dans le cadre d’un marché public, vous devez passer par le portail Chorus Pro.
Conserver ses factures : pendant combien de temps ?
Une facture sous format papier doit être conservée pendant 10 ans et peut être numérisée. Les factures électroniques sont également à conserver pendant 10 ans.
Vos factures sont la preuve que le service a bien été rendu à telle date et pour tel montant, ce qui peut s’avérer utile si un client en conteste la réalisation. C'est une protection pour vous en tant qu’entrepreneur.
De même, si vous êtes artisan et que vous souscrivez à une assurance décennale, la facture vous permettra d’être couvert en cas de dommage survenu sur des travaux délivrés jusqu’à 10 ans auparavant.
Vous savez maintenant en quoi consiste la facture ! Vous pouvez désormais vous lancer dans votre gestion comptable sereinement. Vous pensez encore avoir besoin d’aide, par exemple pour créer ou gérer votre entreprise ? Pas d’inquiétude, nos experts Simplitoo accompagnent les entrepreneurs pas à pas dans leurs démarches !