Facture proforma : définition et réglementation
La facturation est un élément incontournable dans la gestion comptable de tout entrepreneur. Si les devis et les factures sont des documents bien connus de tous, la facture proforma, elle, peut susciter quelques interrogations. À quoi sert en effet ce document ? Quelle différence avec un devis et une facture ? Comment la rédiger et quelles en sont les mentions obligatoires ? Voici toutes les réponses à vos questions !
Facture proforma : définition
La locution pro forma provient du latin et signifie « pour la forme ». Une facture proforma (ou pro forma) est donc tout simplement un document ayant la forme d’une facture, mais sans en avoir la valeur juridique.
À l’image du devis, elle contient de nombreuses informations à l’attention de votre futur client (description du produit, tarif unitaire, coût total de la vente, frais additionnels, etc.). Document provisoire et modifiable, elle peut être négociée, avant la vente effective de votre marchandise.
En revanche, la facture proforma n’a pas de valeur comptable. Elle ne doit donc pas ne doit pas être enregistrée dans la comptabilité d’entreprise. De plus, elle n’engage ni le fournisseur, ni le prospect.
Contrairement à la facture proforma, un devis engage celui qui le produit. Une fois signé par les deux parties (client et fournisseur), le devis est en effet une pièce comptable ayant valeur de contrat.
Pourquoi faire une facture proforma ?
Éditer une facture proforma comporte de nombreux avantages. Elle peut, dans quelques cas précis, être obligatoire.
Apporter des précisions sur l’offre
La facture pro forma peut tout d’abord être éditée afin de préciser votre offre commerciale. Dans ce cas, c’est souvent l’acheteur qui en fait la demande, mais vous êtes également libre de la fournir de votre propre chef.
En transmettant ce document à votre prospect, vous lui permettez d’avoir une vision détaillée de votre proposition. Il sera ainsi en parfaite connaissance de cause concernant notamment vos modalités de vente (tarifs, délais de livraison, modalités de règlement, etc.).
Pour plus de transparence, vous pouvez également l’accompagner de vos conditions générales de vente (CGV).
Demander un paiement anticipé
Vous aimeriez que votre client vous verse un acompte ? Pour cela, vous pouvez lui transmettre une facture proforma en y indiquant le montant souhaité pour cette avance. Une fois la vente effectivement réalisée, vous pourrez lui envoyer votre facture définitive.
Vous sécurisez ainsi la transaction et vous vous protégez en cas d’impayé. Cela peut être pertinent si vous faites affaire avec ce client pour la première fois et / ou que vous avez des doutes sur sa solvabilité.
Demander un crédit ou une subvention
Une facture proforma permet de justifier du coût d’une vente qui n’a pas encore été réalisée. Elle peut donc vous être demandée par un prospect qui souhaite faire un crédit bancaire ou solliciter une subvention pour financer son achat.
De la même façon, vous pouvez, en tant qu’entrepreneur, demander une facture proforma à l’un de vos fournisseurs. Ce document viendra justifier vos besoins en investissement.
Faire de l’import-export
Enfin, une facture proforma doit obligatoirement être émise dans le cadre de relations commerciales à l’international. Cela concerne plus précisément l’exportation ou l’importation de marchandises vers ou depuis des pays tiers, c’est-à-dire situés en dehors de l’Union Européenne.
Ici, vous rédigez une facture proforma non pas pour être payé, mais simplement pour respecter vos obligations de déclaration auprès des douanes. Pour obtenir une licence d’import / export, vous devez en effet communiquer plusieurs informations aux autorités frontalières (type de marchandise, quantité et valeur).
Cela peut par exemple être le cas lorsque vous expédiez des marchandises gratuites à votre destinataire (échantillons, cadeaux, produit de remplacement ou de démonstration).
Comment faire une facture proforma ?
La facture proforma n’a certes pas de valeur légale ou comptable, mais vous devez tout de même y faire figurer plusieurs mentions obligatoires. Plus elle contiendra d’informations, moins grand sera le risque de litige au moment de la transaction définitive.
Ce document reprend en grande partie la forme d’une facture classique et doit ainsi comporter plusieurs informations :
Identification du vendeur et de l’acheteur / prospect : dénomination, numéro RCS, SIRET de l’entreprise, etc.
Date d’émission de la facture proforma
Détails relatifs à la vente : nom des produits et services, prix en hors taxe (HT) et en toutes taxes comprises (TTC) ainsi que le taux de TVA
Informations concernant le paiement : réductions, délais, moyen de paiement, taux de pénalités de retard
Les délais de livraison du produit
Devise de facturation et Incoterms (c’est-à-dire les conditions de la livraison) appliqués dans cette transaction (uniquement s’il s’agit d’une opération de vente à l’international)
Mais attention, puisqu’elle n’a pas la valeur d’une facture, vous devez obligatoirement remplacer la mention « Facture » par « Facture proforma ».
Notez également que la numérotation est ici facultative. Si malgré tout, vous décidez de numéroter ces documents, vous devez veiller à les distinguer de vos factures classiques. En d’autres termes, vos factures proforma ne peuvent pas s’insérer dans la numérotation de vos factures classiques.
Pour aller plus loin : Tout comprendre sur la facturation
Si vous utilisez un logiciel de facturation, il est possible que celui-ci possède une fonctionnalité permettant de générer des factures proforma conformes.
Comment convertir une facture Proforma en une facture définitive ?
Une fois la transaction effectuée, vous pourrez convertir la facture proforma en une facture classique et définitive :
La mention « Facture » doit remplacer « Facture proforma ».
La numérotation doit reprendre la suite de vos factures classiques.
La date de la facturation doit être mise à jour.
L'échéance du paiement doit être clairement mentionnée.
Si la facture proforma a fait l’objet de négociations, pensez également à modifier les informations concernées.
Devis, facture et facture proforma : tableau récapitulatif
Devis | Facture pro forma | Facture |
Valeur comptable, uniquement après signature par les deux parties | Pas de valeur comptable | Valeur comptable |
Négociable avant signature | Négociable | Non modifiable |
Engage le fournisseur et le client après signature | N’engage ni le fournisseur, ni le client | Doit obligatoirement être payée par le client |
Avant la livraison | Après la livraison de la marchandise | |
Obligatoire selon les cas | Obligatoire pour le passage en douanes | Obligatoire entre professionnels |
Vous êtes désormais prêt pour éditer une facture pro forma en bonne et due forme. Besoin d’un coup de pouce dans la gestion quotidienne de votre entreprise ? Les experts Simplitoo vous accompagnent dans vos formalités administratives. Vous gagnez ainsi en sérénité et pouvez vous focaliser sur le développement de votre activité. Contactez-nous !