Le vice-président dans une association
Si le rôle du vice-président est facultatif, il n’en est pas moins essentiel au bon fonctionnement d’une association ! Sa mission ? Assister le président voire le remplacer au cours de la vie de l’organisme. Gestion quotidienne, signature de contrats et assembles générales sont autant de situations où le vice-président peut intervenir. De ses attributions à son entrée en fonctions, voici ce qu’il faut savoir !
Qui est le vice-président ?
Au sein de l’association, le vice-président est le bras droit du président. Il agit en effet sous sa direction pour fluidifier son travail et accomplir les missions déléguées.
La présence d’un vice-président est facultative. Mais lorsqu’il est nommé, son rôle doit être inscrit dans les statuts et, s’il y en a un, dans le règlement intérieur. Le vice-président est élu par le Conseil d’Administration (CA) et peut être approuvé par l’Assemblée Générale (AG).
Une association peut comporter plusieurs vice-présidents. C’est le cas par exemple pour La Croix-Rouge avec deux personnes à ce rôle.
Zoom sur ses missions
On fait le point sur ses tâches quotidiennes !
Une assistance au président
Le président délègue des missions précises à son vice-président, afin de l’aider à gérer quotidiennement l’association, ses membres et les objectifs à atteindre.
Il permet ainsi une gestion quotidienne de l’association plus régulière et avec plus de proximité avec les adhérents. Il peut par exemple attribuer (ou suspendre) des missions journalières aux adhérents et les surveille.
Attention, le président doit se tenir informé des avancées dans les domaines délégués, car il reste responsable des choix faits.
Un rôle de suppléant
Une autre tâche majeure vise à remplacer temporairement l’absence du président.
Au cours de l’existence de l’association, le président peut en effet être empêché d’exercer :
Soit temporairement (maladie, vacances, etc.)
Soit définitivement (décès, condamnation judiciaire, etc.)
Dans ces hypothèses, il faut que quelqu’un puisse prendre la place de la présidence pendant cette absence, en attendant l’organisation de nouvelles élections et/ou une nouvelle nomination.
Lors du remplacement, le vice-président devient garant de l’exécution des décisions du bureau et du conseil d’administration. Il peut alors obtenir certains pouvoirs exécutifs, principalement :
La représentation et les relations publiques de l’association, lors d’événements publics
La signature de contrats (il ne pourra engager l’association que si les statuts le prévoient ou que l’AG l’y habilite)
L’action judiciaire au nom de l’association (seulement sur attribution statutaire ou habilitation)
La direction de réunions, où il pourra décider des orientations, etc.
Le vice-président peut aussi obtenir une responsabilité administrative aux côtés du secrétaire, comportant des décisions dans le domaine des ressources humaines (exercice du pouvoir disciplinaire) ou des finances de l’association (ordonner les dépenses). Lors de l’intérim, il doit également assurer la mise en œuvre des prescriptions légales, par exemple sur la sécurité des membres.
Lors de la création de l’association, les fondateurs définissent les modalités d’exercice au sein des statuts : étendue des pouvoirs, nombre de dirigeants, modalités d’élection et de révocation, etc. Pensez bien à toujours vous y référer ! L’association peut bien entendu modifier les statuts en cours de route.
La structure d’une association
Le fonctionnement d’une association varie selon sa taille ; plus elle est petite, moins il y aura de rôles en son sein. Au contraire, au fur et à mesure que l’association grandit et compte de membres, il sera intéressant de répartir les missions et les pouvoirs entre divers organes.
Une organisation libre...
La loi de 1901 sur la liberté associative ne définit pas d’instances précises dont les associations doivent obligatoirement disposer. La liberté de choix des dirigeants, des postes, des missions et des responsabilités et donc totale.
En général, l'association se compose également d’un secrétaire et d’un trésorier. Ces rôles sont attribués lors de la constitution de l’association ou lors d’un changement de statuts ou de dirigeants.
Attention, les associations relevant d’une réglementation spécifique, comme celles de droit local en Alsace-Moselle, doivent appliquer des statuts types. Ils définissent les postes de direction de l’association, par exemple celui du représentant légal (personne pouvant agir au nom de l’association).
… mais une déclaration obligatoire !
Cependant, dès lors que des instances administratives sont décidées et créées, il faut impérativement transmettre au greffe des associations des informations sur les personnes composant ces instances :
Nom
Profession
Domicile
Nationalité
Si vous remplacez le vice-président ou en ajoutez un, il faudra également soumettre une déclaration dans les 3 mois suivant le changement.
Vous pouvez réaliser ces démarches en ligne via votre compte France Connect, ainsi que sur place ou par courrier grâce au Cerfa n°13971*03. En Alsace-Moselle, vous devrez vous référer au greffe du tribunal compétent dans votre zone géographique.
L’assemblée générale, l’organe décisionnel
L’Assemblée Générale Ordinaire (AGO) est l’occasion de réunir les membres de l’association pour échanger sur la gestion de l’association : validation du budget, stratégie à venir ou encore recrutement de nouveaux membres. Elle a lieu au moins une fois par an.
Cependant, changer de dirigeant est une décision importante puisqu’il faut modifier les statuts de l’association. Pour ce genre de décisions, on parle alors d’Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).
Les modalités de réunion des assemblées générales sont également définies dans les statuts (périodicité, conditions de convocation, prises de décision, etc.).
Pour aller plus loin : Tout savoir sur les assemblées générales en association
Le Conseil d’Administration (CA), le pouvoir exécutif
Le Conseil d’Administration (CA) est facultatif. Néanmoins, il est utile pour mettre en œuvre toutes les mesures convenues lors des assemblées générales.
Ses membres occupent alors les missions de gestion courante de l’association. Cela peut concerner la préparation du budget, des réunions de l’AG, la mise en œuvre d’exclusions, la signature de contrats (sauf contrats qui engagent l’association comme la signature d’un prêt bancaire), etc.
Le bureau de l’association
À l’intérieur du conseil d'administration peut se retrouver le bureau ; c’est une émanation de cet organe principal. Composé de moins de membres que le CA, le bureau applique concrètement les missions du CA. Il s’assure du fonctionnement quotidien de l’association et la coordination des membres sur le terrain.
C’est au sein du bureau que se côtoient le président, le secrétaire, le trésorier et potentiellement... le vice-président ! Ils sont tous élus et/ou nommés directement par le conseil d’administration ou l’assemblée générale.
Comment avoir un vice-président ?
L’entrée en fonction
Bien que la présence du vice-président ne soit pas obligatoire, sa nomination est encadrée. Ce cadre n’est pas légal mais statutaire ou réglementaire, c’est-à-dire mis au point dans les statuts ou le règlement intérieur.
La première possibilité est d’organiser des élections internes, lors de l’AG ou du CA. Les participants (de l’assemblée ou du conseil) proposent un candidat et d'autres membres peuvent bien entendu postuler. Les statuts de l’association fixent ensuite librement les modalités d’élection ainsi que la durée du mandat.
Deuxième option : les instances décisionnelles peuvent nommer directement une personne à ce poste. Il doit s’agir d’un adhérent de l’association, mais il n’est en théorie pas obligé d’accepter le poste et les charges relatives.
Dans tous les cas, le vice-président est membre du bureau. L'association devra donc adresser au greffe des associations les informations relatives à l’individu qui occupe ce poste.
Quitter le poste : mode d’emploi
Plusieurs motifs peuvent amener le vice-président à ne plus occuper son poste. La démission est autorisée pour tout membre du bureau d’une association loi 1901. Les membres de l’association décident librement des conditions de démission dans les statuts. Par exemple, il sera peut-être nécessaire de fournir une lettre de démission, respecter un préavis ou encore organiser une passation.
Dans tous les cas, la démission volontaire du vice-président ne vaut pas départ de l’association ; il peut en rester membre.
En revanche, la démission peut être forcée, par exemple dans le cas d’une faute personnelle (propos injurieux, violences, etc.) ou d’exercice abusif de ses pouvoirs.
Désormais, vous en savez plus sur l’utilité d’un vice-président dans une association. En plus de soulager le président dans ses missions de gestion courante, il peut servir en cas d’un éventuel intérim au sein du bureau. Selon la taille de votre entreprise et votre fréquence d’activité, il peut être intéressant d’en nommer un. Attention, même si une liberté large entoure son fonctionnement, quelques obligations légales, comme pour sa déclaration, demeurent.
Envie de lancer votre propre association dans un domaine qui vous tient à cœur ? Nos équipes sont présentes à vos cotes pour vous accompagner dans la création et les démarches administratives nécessaires à votre structure (déclaration de votre association en préfecture, suivi de votre dossier, modification de vos statuts, etc.) !