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Comment faire un bulletin de salaire ?

20-05-2022
5 minutes

Vous souhaitez engager des salariés dans votre entreprise et vous vous demandez comment faire un bulletin de salaire ? L’édition de ce document étant strictement encadrée par la loi, vous devez y faire figurer plusieurs mentions obligatoires. Rubriques spécifiques, informations incontournables et modalités de transmission, voici notre guide complet pour éditer des bulletins de paie conformes à la réglementation.

Qu’est-ce qu’un bulletin de salaire ? 

Un bulletin de salaire, également appelé fiche ou bulletin de paie, est un document comptable que toute entreprise a l’obligation de délivrer à un salarié, lors du paiement de sa rémunération. Il contient de nombreuses informations concernant l’employé et l’employeur. Il détaille également le calcul permettant d’obtenir le salaire net de votre salarié. 

Grâce à ce document, votre employé peut justifier de ses revenus et de sa situation financière auprès des banques (dans le cadre d’un prêt par exemple) et de l’administration notamment. Un bulletin de salaire mentionne en effet le revenu imposable du salarié et peut lui être demandé pour le calcul de sa retraite. 

Le salarié doit conserver l’ensemble de ses bulletins de salaire durant toute sa vie, même s’il change plusieurs fois d’entreprise au cours de sa carrière. 

Si vous ne remettez pas de fiches de paie à votre salarié, celui-ci peut saisir le Conseil des Prud’Hommes. Vous encourez alors une amende de 450 € par fiche non transmise et le versement de dommages et intérêts. 

Bon à savoir

Vous venez d’embaucher un stagiaire dans votre entreprise ? Vous avez l’obligation de lui verser une gratification si son stage dure plus de 2 mois. Dans ce cas, vous devez lui délivrer une fiche de paie, au même titre que les salariés. 

 

Quand et comment délivrer une fiche de paie ? 

Vous devez remettre un bulletin de paie aux salariés de votre entreprise, à chaque fois que vous les rémunérez. Dans la plupart des cas, vous devez donc lui délivrer ce document une fois par mois.   

L’employeur est libre de transmettre ce bulletin au format papier ou au format électronique (par mail, via un logiciel, etc.).  

Notez toutefois que depuis 2017, les bulletins de salaire doivent en principe être délivrés par voie électronique. Le décret n° 2016-1762 du 16 décembre 2016 précise néanmoins que votre salarié peut refuser de recevoir son bulletin de salaire sous forme dématérialisée. Vous disposez alors de 3 mois pour lui fournir ce document sous format papier. 

Vous le voyez, la réglementation autour des fiches de paie n’est pas figée. Majoritairement encadrée par le Code du travail, elle peut évoluer au gré des circulaires et des décrets. En tant que chef d’entreprise, il est donc primordial de vous tenir informé des évolutions qui pourraient impacter la rédaction de vos bulletins de salaire. 

Bon à savoir

Les salariés ont la possibilité de contester la fiche de paie délivrée jusqu’à 3 ans après son obtention. La contestation peut notamment se faire sur le montant du salaire. 

 

Notez qu'en cas de perte d’une fiche de paie, le salarié peut demander un duplicata à son employeur mais vous n’êtes pas dans l’obligation de le fournir. 

 

Bulletin de salaire : quelles mentions faire figurer ? 

Les mentions obligatoires  

L’arrêté du 23 décembre 2021 est venu modifier la réglementation en vigueur depuis 2019. Ces changements ont pour objectif de faciliter la lecture et la compréhension du bulletin de paie par le salarié d’une entreprise. Ainsi, depuis le 1er janvier 2022, le montant du salaire net imposable, le nombre des heures supplémentaires, leur montant ainsi que les cumuls annuels doivent apparaître sur le bulletin. Ces mentions autrefois facultatives sont donc désormais obligatoires. 

L’employeur  

Le bulletin de paie doit mentionner plusieurs informations permettant d’identifier votre entreprise : 

  • Sa dénomination ou raison sociale 

  • L’adresse de son siège social  

  • Le code APE correspondant à l’activité exercée par votre entreprise 

  • Votre numéro SIRET afin d’identifier votre établissement  

  • L'organisme auprès duquel sont payées les cotisations sociales (l’URSSAF de votre région par exemple) 

  • La convention collective qui s’applique dans votre entreprise. À défaut, vous devez introduire une référence au Code du travail (pour les congés payés et les délais de préavis) 

Le salarié 

Concernant votre salarié, vous devez obligatoirement indiquer sur son bulletin de salaire : 

  • Son identité (nom et prénom) 

  • L’adresse de son domicile 

  • L’intitulé du poste qu’il occupe au sein de votre entreprise  

  • Sa qualification (coefficient hiérarchique, grade) 

  • Son numéro de sécurité sociale  

Le salaire  

L’ensemble des informations sur le salaire sont absolument essentielles pour permettre au salarié comme à l’employeur de vérifier les données et de justifier le montant de la rémunération versée. Ainsi, en cas de fautes sur les heures de travail, l’oubli de primes ou encore la non-comptabilisation des jours de congés, le salarié peut réclamer une rectification de la fiche de paie et donc de sa rémunération.  

Parmi ces informations, on trouve notamment :  

  • La période couverte par la fiche de paie  

  • Le nombre d’heures de travail payées au taux normal : 35 heures la plupart du temps pour un temps plein, soit environ 151,67 heures sur le mois 

  • Le nombre d’heures de travail payées au taux majoré : heures supplémentaires et majoration 

  • Les dates de congés payés, si le salarié a pris des jours de congés sur la période de la fiche de paie 

  • Le montant de la rémunération brute : somme des heures de travail, des indemnités congés payés et autres éléments tels que des primes 

  • Le montant des accessoires : prise en charge des transports (publics ou personnels), avantages en nature (voiture ou téléphone de fonction), primes, etc. 

  • Le montant de la rémunération nette perçue par le salarié de l’entreprise 

  • Le montant net à payer avant impôt sur le revenu   

  • Le taux personnalisé de prélèvement à la source 

  • Le montant de l'impôt sur le revenu prélevé à la source 

  • La date de paiement du salaire

L’impôt sur le revenu 

Le bulletin de paie est un document essentiel pour le salarié dans le cadre du paiement et de sa déclaration annuelle de revenus. 

La fiche de salaire doit donc indiquer : 

  • L’assiette de calcul (ou montant net imposable) pour le calcul du prélèvement à la source 

  • Le cumul des montants nets imposables sur l’année en cours 

  • Le montant net des heures complémentaires / supplémentaires exonérées d’impôt, sur le mois et cumulé sur l’année 

Les cotisations et contributions sociales  

Le calcul des cotisations et contributions sociales occupe une large partie du bulletin de salaire. Ainsi, en tant qu’employeur, vous devez préciser : 

  • Le montant des cotisations de protection sociale  

  • Le montant des éventuelles exonérations et allégements de cotisations et contributions sociales 

  • Le montant total versé par l'employeur à l'organisme de recouvrement 

Attention, la mention et le calcul de ces cotisations et contributions sociales doivent respecter une forme précise. Ainsi, vous devez obligatoirement les classer en 5 rubriques

  • Santé  

  • Accidents du travail et maladies professionnelles 

  • Retraite  

  • Famille  

  • Chômage 

Bon à savoir

En tant qu’employeur, vous avez un devoir d’information à l’égard de votre salarié. Vous devez donc lui rappeler qu’il doit conserver ses bulletins de salaire à vie, en y apposant par exemple la mention finale « Ce bulletin de paie doit être conservé sans limitation de durée. »  

 

Les mentions interdites  

Les bulletins de salaire doivent être conservés et peuvent donc être transmis à des personnes autres que le salarié (organismes bancaires, bailleurs, etc.).  

Dans ce cadre, vous n’avez pas le droit de mentionner les jours de grève pour lesquels votre salarié n’a pas perçu de rémunération ni les heures qu’il a éventuellement dédiées à son activité de délégué syndical

  • Les heures non payées doivent être intitulées « absence non rémunérée » 

  • Les heures consacrées à la délégation syndicale sont incluses dans le temps de travail du salarié 

 Comment éditer une fiche de paie ? 

Les logiciels de paie en ligne sont les plus avantageux pour les entreprises. En effet, cela permet de calculer la rémunération de vos salariés, d’éditer et générer facilement les fiches de paie, de les distribuer et de les conserver en toute sécurité.  

Le petit plus d’un logiciel en ligne est que cela est très intuitif. L’employeur peut également accéder à des modèles de fiche de paie et bénéficier d’une assistance à distance. 

Une fois les bulletins de salaire édités, vous avez la possibilité de les télécharger pour les imprimer ou alors les conserver dans un cloud dédié à votre entreprise.  

Choisissez avec grande attention votre logiciel de paie en ligne pour qu’il corresponde parfaitement à vos attentes et à vos besoins.  

 

Pourquoi conserver les bulletins de salaire ?  

Comme vu précédemment, le salarié doit obligatoirement conserver à vie ses fiches de paie, mais cette obligation concerne également les employeurs.  

Plus précisément, vous devez : 

  • Conserver l’original du bulletin de salaire durant toute la vie de votre entreprise 

  • Conserver un double de ce document pendant 5 ans minimum, pour l’ensemble des personnes ayant travaillé et celles travaillant encore dans votre société actuellement. 

En tant qu’employeur, vous devez prendre soin de conserver les fiches de paie de façon sécurisée. En effet, les bulletins de salaire regroupent des informations personnelles sur vous et les salariés.  

 

Vous connaissez désormais toutes les bonnes pratiques pour éditer un bulletin de paie conforme à la réglementation. Besoin d’un coup de pouce pour gérer les obligations administratives et juridiques de votre entreprise ? Faites appel aux experts Simplitoo et profitez d’un accompagnement personnalisé, adapté à votre situation et vos besoins ! 

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