La comptabilité d’une association : le guide
Les obligations comptables des associations varient selon leur taille, leur activité et leurs sources de financements. Ainsi, votre comptabilité sera soit de trésorerie, soit d’engagement. Votre association peut également être soumise au respect du plan comptable. Voici tout ce qu’il faut savoir pour tenir une comptabilité dans les règles !
Comptabilité d’association : ce que dit la loi
Pourquoi tenir une comptabilité ?
La loi du 1er juillet 1901 n'impose aucune obligation concernant la tenue d’une comptabilité associative. On parle plutôt de nécessité de tenir ses comptes pour une gestion efficace et transparente.
Tenir une comptabilité comporte en effet de nombreux avantages :
Vous gardez un œil sur la santé financière et les comptes de votre association : vous contrôlez les entrées et sorties d’argent et pouvez comparer une année de fonctionnement à une autre. Vous connaissez précisément les ressources financières de votre association et êtes en mesure d’évaluer vos capacités d’investissement pour financer vos projets. En un mot, tenir une comptabilité vous permet d’assurer la pérennité de votre association.
Vous êtes prêt en cas de contrôle : l’administration fiscale et l’URSSAF peuvent être amenées à vous demander des justificatifs comptables. Présenter des comptes clairs et à jour vous permettra d’éviter les sanctions.
Vous assurez la transparence de vos comptes : puisqu’ils participent au financement de votre association, vos adhérents, vos partenaires ainsi que vos investisseurs ont légalement le droit d’accéder aux comptes de votre association.
Comptabilité obligatoire : pour qui ?
La tenue d’une comptabilité devient toutefois obligatoire si votre association se trouve dans l’une des situations suivantes :
Vous avez introduit cette obligation dans vos statuts.
Votre association bénéficie d’un agrément délivré par une autorité administrative
Votre association reçoit des subventions
Votre association emploie un ou plusieurs salariés
Votre association a une activité commerciale ou une activité imposable (impôt sur les sociétés, TVA, etc.)
Comptabilité d’engagement ou comptabilité de trésorerie ?
On distingue deux formes de comptabilité pour les associations : la comptabilité de trésorerie et la comptabilité d'engagement.
La comptabilité de trésorerie
La comptabilité de trésorerie consiste à enregistrer de manière chronologique les encaissements (entrées d’argent) et les décaissements (sorties d’argent) effectivement réalisés par l’association. Elle prend la forme d’un tableau « recettes-dépenses ». Vous avez le droit d’utiliser un simple cahier pour tenir ce type de comptabilité.
La comptabilité de trésorerie est adaptée aux associations qui paient la majorité de leurs factures comptant. En revanche, si vous payez vos fournisseurs à crédit (et que vous avez donc des dettes), cette comptabilité ne sera pas adaptée car elle ne vous permettra pas d’avoir une vision d’ensemble (sur le futur) de vos comptes.
Brigitte, trésorière d’une association, passe une commande de matériel le 13 juin. Elle effectue le paiement par carte bleue le jour même. En comptabilité de trésorerie, elle devra simplement noter le montant de ce décaissement en date du 13 juin (soit uniquement la date de paiement).
La comptabilité d’engagement
En comptabilité d’engagement, vous enregistrez vos recettes et vos dépenses dès l’émission de la facture et avant même qu’elle n’ait été payée. Vous devez donc distinguer deux dates : celle de l’établissement de l’opération (appelée la date du fait générateur) et celle du paiement.
La comptabilité d’engagement est plus adaptée si :
Votre association paie ses factures à crédit ou a des dépenses fréquentes
Votre association reçoit des subventions, dons ou legs de la part de l’état, de partenaires et / ou d’investisseurs
Notez que même si vous n’êtes pas concerné, vous avez le droit de choisir une comptabilité d’engagement.
Cette méthode, bien que plus complexe, vous permet en effet d’avoir une vision plus complète de votre comptabilité, puisque vous enregistrez vos droits (créances) et obligations (dettes) dès leur émission. Vous anticipez ainsi plus facilement le risque de découvert sur le compte de votre association.
Jérôme, trésorier d’une association, réserve une salle municipale le 9 décembre (date du fait générateur). Le contrat de location est rédigé le jour même en mairie. L’association ne réglera la facture que le lendemain de l’événement, le 15 janvier (date de paiement). La comptabilité d’engagement mentionnera donc les deux dates.
Le plan comptable des associations : définition
Qui est concerné par le plan comptable ?
Depuis le 1er janvier 2020, un plan comptable adopté par l’Autorité des Normes Comptables (ANC) contraint certaines associations à tenir obligatoirement leur comptabilité annuellement. Il s’agit du Plan comptable n°2018-06 du 5 décembre 2018 relatif aux comptes annuels des personnes morales de droit privé à but non lucratif.
Parmi les associations concernées, on trouve :
Les associations ayant une activité économique qui remplissent au moins 2 des 3 critères suivants :
- Chiffre d’affaires total supérieur à 3 100 000 euros
- Bilan supérieur à 1 550 000 euros
- Effectif dépassant 50 salariés
Les associations d’intérêt général qui reçoivent des versements par l’intermédiaire d’autres associations. Il s’agit par exemple d’associations dans le domaine éducatif, humanitaire, artistique ou encore dans la défense de l’environnement.
Les associations qui sont financées par les collectivités territoriales à hauteur de 50 % de leur budget et/ ou au-delà de 75 000 €.
Les groupements politiques associatifs
Les associations qui bénéficient d’aides publiques annuelles ou de dons dont le montant excède 153 000 €
Les associations émettant des valeurs mobilières
Les groupements sportifs sous forme d’association à statut particulier, et les fédérations sportives.
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Quelles sont les obligations du plan comptable ?
Le plan comptable des associations (PCA) est une version simplifiée du plan comptable général (PCG) également établi par l’Autorité des Normes Comptables (ANC). Ce document de référence regroupe les normes comptables en vigueur en France, spécialement dédiées aux associations.
Si votre association est soumise au plan comptable, vous devez établir les documents suivants :
Un compte de résultat : ce document annuel répertorie les entrées et sorties d’argent générées par les produits et services de l’association. Il permet de contrôler la gestion de la trésorerie de l’entité et d’en faire un diagnostic financier (savoir si l’association est à l’origine de bénéfices ou de pertes).
Un bilan : le bilan est souvent comparé à une photographie, à l’instant « T », du patrimoine financier de l'entreprise. Ce document est constitué d’un tableau mettant en évidence le passif (répertoriant les sorties d’argent comme les dettes) et l’actif (ce que possède l’association comme les stocks et immobilisations).
Vous devez également tenir un livre journal. Ce document comptabilise toutes les opérations affectant le patrimoine de l’association, jour après jour. Alors que le compte de résultat donne une vision globale de la comptabilité sur l’année écoulée, le livre journal, lui, prend la température des comptes quotidiennement. Il prend également la forme d’un tableau en deux colonnes : une pour les dépenses (c’est-à-dire le débit) et une pour les recettes (c’est-à-dire le crédit).
Les différentes classes du plan comptable
Le plan comptable comprend 7 catégories appelées « classes » :
Les classes 1 à 5 concernent le patrimoine de l'association (bilan).
Les classes 6 et 7 répertorient les dépenses et recettes de l'association (compte de résultat)
Chaque classe comprend des sous-classes afin de détailler les opérations concernées.
Nommer un trésorier d’association : une obligation ?
La loi 1901 n’oblige pas les associations à désigner un trésorier. Sa nomination est donc libre et vous pouvez la mentionner dans vos statuts.
Le trésorier fait partie des membres du bureau d’une association, avec le président, le vice-président et le secrétaire général.
Le trésorier est celui qui assure la gestion des comptes de l’association. Plus précisément :
Il établit le budget prévisionnel et fixe les objectifs comptables de l’entité en fonction des fonds alloués annuellement à l’association. Le budget prévisionnel permet d’anticiper les dépenses et les recettes de l’association, et peut ainsi participer à obtenir des financements notamment.
Il surveille les entrées et sorties d’argent sur le compte bancaire de l’association.
Il peut également gérer le virement de salaires des employés.
Pour assurer le bon fonctionnement d’une association, il est fortement conseillé de former au moins une instance d’administration, à savoir un bureau ou un conseil d’administration.
Comptabilité d’association : nos conseils pour bien tenir vos comptes
Plus l’association sera importante, plus complexe sera à traiter sa trésorerie. Il est donc possible de classer l’activité comptable de votre structure associative via :
Un ou plusieurs classeur(s) spécifique(s) aux ventes opérées par l’association
Un ou plusieurs classeur(s) dédiés, cette fois-ci, aux achats nécessaires à l’activité de l’association
Un classeur pour la banque : où sont rangés les ressources et documents comptables qui doivent être adressés à la banque.
Un classeur adressé à l’État : ce classeur est très utile pour les associations qui reçoivent des subventions ou aides publiques.
Pensez aussi également à bien dater et numéroter vos factures et autres documents comptables pour les archiver en temps voulu et optimiser au maximum votre comptabilité !
Il est également recommandé d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre association. Vous disposez ainsi d’un chéquier et / ou d’une carte bancaire au nom de votre association. Cela vous permet d’automatiser le paiement des cotisations des adhérents par exemple.
Enfin, l’utilisation d’un logiciel peut vous constituer une aide précieuse dans la gestion de vos comptes et de votre trésorerie, surtout si vous n’êtes pas un expert en comptabilité. Cet outil vous permet en effet de centraliser l’ensemble de vos données comptables et d’éditer des documents conformes à la réglementation.
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