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Quand et comment faire un avoir ?

07-12-2021
5 minutes

Chef d’entreprise, il est parfois difficile de s’y retrouver parmi toutes ses factures. Si vous commettez une erreur et devez rectifier une facture déjà émise, vous pouvez générer une facture d’avoir. L’avoir est une reconnaissance de dette du vendeur vis-à-vis de l’acheteur. Elle permet au client d’acheter, pour le même montant, un bien en remplacement de celui qui a été restitué. Comment se définit la facture d’avoir ? Quand pouvez-vous délivrer un avoir et quelles sont les règles à suivre pour générer une telle facture ? On fait le point.

L’avoir : qu’est-ce que c’est ? 

L’avoir, une reconnaissance de dette  

La facture d’avoir, communément appelée « avoir » ou « note de crédit », permet de corriger une facture déjà émise. En effet, la réglementation française interdit la rectification ou l’annulation de vos factures déjà établies. Pourquoi ? La comptabilité doit être précise, fiable et honnête.  Chaque facture est numérotée dans un ordre chronologique. La suppression d’une facture crée un trou de numérotation dans votre comptabilité, ce qui est sanctionné lors du contrôle fiscal ! Il n’est pas non plus possible de la modifier, car la comptabilité doit refléter fidèlement votre exercice et la gestion de votre facturation.  

Vous ne pouvez donc pas supprimer ni rectifier votre facture, c’est pour cela que vous devez en créer une nouvelle, la facture d’avoir. Celle-ci doit indiquer que votre facture initiale est annulée et ne modifiera pas votre numérotation comptable. 

L’avoir est une reconnaissance de dette donnée par le vendeur au client en contrepartie d’une marchandise qui a été restituée. Elle peut prendre la forme d’un bon d’achat, ou d’une déduction sur des achats ultérieurs.  

Exemple

Emmanuelle a acheté un nouveau téléviseur neuf en magasin pour une valeur de 1000 €. Mais elle change d’avis car celui-ci est trop grand pour son salon et demande à être remboursée. Le vendeur peut lui rembourser son paiement de 1000 €, mais peut aussi lui proposer un avoir d’une valeur de 1000 € à dépenser au magasin : ainsi, Emmanuelle pourra sélectionner un autre modèle et échanger son téléviseur trop grand contre un téléviseur plus petit, une machine à laver et un grille-pain. 

 

En tant que vendeur, vous ne pouvez imposer un avoir à l’acheteur que dans la situation où un achat s’est fait en magasin et que l'acheteur a changé d’avis. En revanche, le client est en droit de demander le remboursement du produit dans les cas où :  

  • L'objet est dangereux et a été retiré de la vente 

  • L’objet présente un défaut qui le rend inutilisable 

  • Le vendeur ne peut pas exécuter son engagement (par exemple, le produit n’est plus en stock) 

  • L’achat s’est fait à distance (par internet, téléphone ou voie postale) : le client a alors 14 jours pour changer d’avis et demander un remboursement.  

En réponse, l’entrepreneur doit accorder le remboursement demandé par le client. 

 

Avoir, acompte, arrhes, quelle différence ? 

La facture d’avoir se différencie des autres types de factures tels que : 

  • L’acompte, qui correspond à un premier versement sur l’achat d’un bien ou d’un service. Un acompte est un engagement ferme entre les parties. Cela signifie qu’à partir du moment où le bon de commande est signé et que l’acompte est versé, le commerçant s’engage à fournir la marchandise, et le consommateur s’engage au paiement.  L’acheteur règlera ensuite le reste du montant dû dans les délais prévus. Notez que l’acompte ne comporte pas de possibilité de dédit, c’est-à-dire que ni le vendeur ni acheteur ne peuvent changer d’avis et refuser d’honorer le contrat, même en remboursant l’acompte. Ils peuvent l’un comme l’autre être contraints à verser des dommages et intérêts. 

Exemple

Jade a passé un contrat avec un artisan pour qu’il restaure les portes et les fenêtres de sa maison, pour un montant de 3000 €. L'entrepreneur lui dresse un devis et lui demande un acompte de 500 €. Jade règle le devis en signant son contrat. Alors qu’elle a signé son contrat, un ami de Jade lui propose de l’aider à faire ces mêmes travaux gratuitement. Mais comme Jade a versé un acompte, l’artisan est droit d’exiger d’elle le paiement des 2500 € restants, et si elle refuse, des dommages et intérêts. Elle refuse donc la proposition de son ami. 

 

  • Les arrhes sont une avance sous la forme d’un premier versement. À la différence de l’acompte, les arrhes sont un engagement sur lequel le client comme le vendeur peuvent revenir. L’un comme l’autre conserve en effet la possibilité de changer d’avis et d’annuler la vente. Si l’acheteur annule sa commande ou se désiste, les arrhes sont conservées par le vendeur en dédommagement. Dans le cas où c’est le vendeur qui se rétracte et annule la vente, vous devez régler le double de la somme des arrhes versées par votre client. 

Exemple

Maëva a sélectionné une maison où passer ses vacances, qu’elle a réservée pour un total de 500 €. Le propriétaire lui demande des arrhes à hauteur de 150 €. Mais Maëva est obligée d’annuler ses vacances pour des raisons personnelles. Le propriétaire conserve donc les arrhes de 150 €. 

 

Si le contrat de vente ou la commande ne précise pas la nature des sommes versées à l’avance, celles-ci sont considérées par défaut comme des arrhes.  

Que vous soyez entrepreneur ou micro-entrepreneur, vous serez très certainement amené, au cours de votre gestion comptable, à faire des avoirs.

 

Dans quelles situations effectuer un avoir ? 

Un avoir peut être établi dans différents cas de figure.

 

Pour corriger une erreur sur une facture antérieure 

Exemple

 Si vous facturez un client 150€ au lieu de 140€, vous devez générer une facture d’avoir de 10€. 

 

Suite au refus d’une marchandise dans une situation où le vendeur est en tort 

Si la marchandise présente un défaut ou que la livraison intervient hors délai, vous devez établir un avoir. Le client n’est cependant pas obligé d’accepter cet arrangement et peut exiger un remboursement.

 

Pour régler un litige avec un client 

Si le client est insatisfait du bien ou du service vendu, vous pouvez décider de lui verser un avoir sous la forme d’un bon d’achat. Dans ce cas, vous devrez lui faire un avoir égal au montant de la somme initialement payée. 

 

Pour effectuer un geste commercial auprès d’un client ou d’un partenaire 

Vous avez des clients réguliers et fidèles ? Ou vous souhaitez simplement faire un geste commercial envers un client ou un fournisseur pour le fidéliser ? Vous pouvez choisir de lui accorder une remise sur une facture antidatée, c’est à dire a posteriori de son achat, en émettant un avoir. Il pourra ainsi appliquer votre remise sur ses prochains achats.

  

Pour accorder un escompte commercial  

L’escompte commercial vous permet d’obtenir le paiement anticipé d’une facture par votre client, en échange d’une remise sur le bien ou le service acheté. Cette remise se fait alors sous la forme d’un avoir. 

Exemple

Lisa, fleuriste en micro-entreprise, a vendu à Thomas des bouquets pour son mariage dans deux mois, pour un montant de 5000 €. Il est prévu que Thomas s’acquitte de la somme, soit 5000 €, une fois que les bouquets ont été réceptionnés. Lisa propose à Thomas un rabais de 500 €, soit 4500 €, s’il accepte de régler le montant de la commande immédiatement plutôt que dans deux mois. Thomas, en réponse, accepte que Lisa édite la facture et la félicite pour sa bonne gestion de la relation client. 

 

Quelles règles à suivre pour établir un avoir ? 

Les mentions obligatoires en facturation 

Il n’existe pas de modèle spécifique d’avoir, mais comme toute facture, l’avoir doit comporter les mentions légales obligatoires : 

  • Le numéro et la date de la facture 

  • Le nom complet et l’adresse du vendeur et de l’acheteur 

  • Numéro du bon de commande, s’il existe 

  • Le numéro individuel d’identification à la TVA de l’entreprise qui émet la facture, et celui du client si celui-ci est redevable de la TVA 

  • Les mentions relatives aux opérations réalisées (désignation du produit, quantité et prix, éventuelles remises, somme à payer, date limite d’utilisation de l‘avoir, montant de la TVA) 

Bon à savoir

Chaque omission ou inexactitude concernant ces mentions légales entraîne une amende de 15 € par mention manquante ou inexacte. Notez cependant que l’amende est plafonnée : si votre facture cumule plusieurs défauts, le montant à régler ne pourra pas excéder 25 % du montant total de la facture concernée. 

 

Pour en savoir plus : Tout comprendre sur la facturation  

Les mentions spécifiques à la facture d’avoir 

L’entrepreneur doit éditer la facture d’avoir en plusieurs exemplaires et indiquer, en plus des mentions obligatoires : 

  • La mention « avoir » 

  • Le numéro de la facture initiale  

  • Le montant hors taxes de l’avoir 

  • Le montant de la TVA correspondante à cette somme  

N’oubliez pas également de remplacer la mention « net à payer » par « net à déduire », puisque c’est vous qui accordez la somme de l’avoir à votre client. Vous pouvez également préciser la durée de validité de cet avoir. Par exemple, votre client peut avoir un an pour utiliser l’avoir que vous lui avez fait sous la forme d’un bon d’achat. 

Enfin, notez qu’une facture d’avoir, comme toute autre facture, doit être conservée 10 ans dans la comptabilité de votre entreprise, qu’elle soit sous format papier ou sous format électronique. 

 

Le saviez-vous ?

Pour éditer vos factures et devis plus facilement, il est possible d’utiliser un modèle disponible en ligne. Mieux encore, un logiciel de gestion et de facturation vous permettra de garder une vue d’ensemble sur votre comptabilité. Vous pourrez ainsi faire vos avoirs sans passer par des tableaux Excel complexes. 

Déclaration de TVA et factures d’avoir 

Si votre entreprise est soumise à la TVA, lorsqu’un client paye votre facture, il vous verse également le montant de la TVA, que vous reversez ensuite à l’État suite à votre déclaration de TVA. Si vous émettez un avoir pour rectifier une facture et modifier son montant initial, vous devez également régulariser le trop-perçu de TVA que vous avez collectée.  

Vous devrez ainsi déclarer vos avoirs en ligne 3C « régularisations » du formulaire de déclaration de TVA. Vous trouverez ce formulaire directement sur votre espace impots.gouv.fr.  

Pour en savoir plus sur vos obligations déclaratives, n’hésitez pas à consulter notre article dédié : Chef d’entreprise, les déclarations à ne pas manquer ! 

 

Faire un avoir n’a à présent plus de secret pour vous ! Ne négligez pas cet élément important de votre comptabilité qui permettra de fidéliser votre clientèle.  

Vous continuez à vous interroger sur l’opportunité de créer votre société ? Les experts Simplitoo  sont à vos côtés de A à Z pour favoriser l’aboutissement de vos projets, de la création de votre société à son immatriculation. Alors, n’hésitez plus, trouvez réponse à vos questions et contactez-nous !  

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