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Tout savoir sur le procès-verbal d’assemblée générale constitutive d’association !

30-05-2022
5 minutes

Avant de lancer votre association, réunir une assemblée générale constitutive aide à fixer toutes ses règles de fonctionnement. Lors de cette réunion, les fondateurs mais aussi tout membre, donnent leur avis sur ces modalités, réunies au sein d’un document fondamental : les statuts. Le résultat de l’assemblée est rendu dans un procès-verbal. Mais comment le rédiger ? Est-il obligatoire ? Intérêt, contenu, démarches à suivre... On vous dit tout !

L’assemblée générale constitutive, kézako ? 

Au moment de lancer votre association, vous avez la possibilité de réunir une assemblée générale (AG) constitutive. Sa tenue est facultative mais reste conseillée, peu importe la taille et l’importance de votre structure !

En effet, il s’agit de la toute première réunion de votre association. Les fondateurs, ainsi que tout membre pouvant y avoir intérêt, y participent et posent les lignes directrices pour le futur de votre projet.

Information importante

Des formes spécifiques d’associations, comme les ligues sportives professionnelles ou les associations de chasse agréée doivent obligatoirement tenir une AG constitutive.

La réunion pour adopter les statuts 

L’assemblée constitutive permet aux fondateurs de fixer les statuts de votre association, c’est-à-dire son acte de naissance. Une fois rédigés, ceux-ci les présentent aux membres de l’assemblée générales. Les membres ont alors le droit d'émettre des observations pour approuver voire modifier des dispositions. 

À la suite de ces concertations, la forme finale des statuts est soumise au vote. Les participants qui adhèrent à ces statuts deviennent automatiquement membres de l’association. En revanche, ceux qui en refusent les termes ne pourront pas l’intégrer !

Bon à savoir

Pour rappel, les statuts regroupent les informations clefs de votre association : nom, siège social, but du projet ou encore modalités de vote en assemblée. En bref, un véritable condensé de son identité et de ses règles de fonctionnement

 

La désignation des responsables de l’association 

L’assemblée générale constitutive permet également à élire des personnes aux postes essentiels de l’association. C’est au cours de cette réunion que les dirigeants et les administrateurs sont désignés. Ils composent le Conseil d’Administration de votre association, voire le bureau (cet organe existe surtout dans les plus grosses associations).

Généralement, les postes soumis au vote sont :  

  • Président, voire son vice-président, qui représentent et mettent en œuvre les décisions 

  • Secrétaire, qui assure une gestion administrative de l’association 

  • Trésorier, jouant un rôle comptable au sein de la structure 

Le président, dans la majorité des cas, accomplit l’ensemble des démarches de création de l’association, comme la déclaration en préfecture ou l’ouverture du compte bancaire. Sur ce point, si vous avez peur de vous perdre, vous pouvez faire appel à un mandataire. Il vous accompagnera dans les étapes administratives pour créer votre projet. Les équipes de Simplitoo sont d’ailleurs à vos côtés pour vous aider à lancer votre association !  

Pourquoi rédiger un procès-verbal de l’AG constitutive ? 

Concrètement, un procès-verbal est un compte rendu officiel et écrit d’une réunion. Il met au clair l’ensemble des échanges lors de la délibération, afin de laisser une trace écrite des échanges et des décisions prises au sein de votre association. 

Le procès-verbal joue alors le rôle de preuve, surtout en cas de litige. Il démontre la réalité et la régularité des débats (règles de vote respectées, présence des membres, etc.). De plus, ce document permet de conserver chronologiquement les propositions soumises au vote, les ordres du jour (sujets débattus) ou encore les différentes idées qui circulent entre les membres de votre association.  

Dans le cadre de l’assemblée constitutive, le procès-verbal archive la liste des participants. Cette liste fait alors état des membres ayant accepté les statuts, et par conséquent étant à l’origine de votre association.

Information importante

Même si la loi n’impose pas d’établir des procès-verbaux, il vous est recommandé d’en tenir après chaque réunion ! En effet, sans un tel document, vous aurez du mal à prouver le contenu des réunions en cas de litige

   

Rédiger le procès-verbal : comment faire ? 

Étape 1 : les informations sur votre association

Les formalités sont plutôt basiques à ce niveau, vous devrez renseigner :  

  • Le nom de l’association, figurant dans les statuts adoptés par les membres

  • L'adresse du siège social, figurant dans les statuts (numéro de rue, code postal et ville)

Pour rappel, le siège social correspond à l'adresse administrative de l'association ! Il s'agit donc de son domicile d'un point de vue juridique.

Étape 2 : les informations sur la réunion 

Vous devez également rendre compte des informations formelles concernant l’assemblée constitutive. Il s’agit des mentions qui permettent d’identifier ce rassemblement parmi les autres. Il faut alors indiquer :  

  • La date et l’heure de début de séance  

  • Les noms et prénoms des personnes présentes, le cas échéant des personnes représentées 

  • L’adresse des personnes présentes 

  • Les nom et prénom du président de séance  

  • Les nom et prénom du secrétaire de séance 

En ce qui concerne ces deux derniers éléments, vous devez fournir l’identité du président et du secrétaire désignés uniquement pour la séance. Autrement dit, le président et le secrétaire de l’association peuvent être d’autres personnes que des membres !

Étape 3 : le contenu des débats 

Cette étape est primordiale, car vous retranscrivez tous les échanges survenus lors de l’assemblée constitutive. Veillez avant toute chose à joindre le projet de statuts éventuellement complétés par un règlement intérieur, puisque vous les soumettez aux membres lors de l’assemblée. Vous devez également rappeler le but à la base de la création de votre association, c'est-à-dire son objet social

Fixer l’ordre du jour 

En ce qui concerne l’ordre du jour, sa nature est facilement identifiable : la constitution de l’association. En effet, puisqu’il s’agit de l’assemblée constitutive, les débats portent majoritairement sur les éléments nécessaires au lancement de votre projet associatif.  

Indiquer les membres du CA 

Faites ensuite apparaître l’identité des membres originels du Conseil d’Administration. Comme on vous le disait, il est question du président, du secrétaire ou encore du trésorier. C’est à ce moment que vous attribuez les pouvoirs de constitution, notamment pour les démarches administratives (dépôt de dossier, demande d’agrément ou de subventions, etc.).

Le saviez-vous ?

Hormis pour des formes spécifiques d’association, les associations type loi 1901 ne sont pas obligées de se doter d’un trésorier, d’un vice-président ou d’un secrétaire ! 

 

Ouvrir les débats 

Durant l’assemblée constitutive, le président de séance dirige les échanges mais explique aussi les raisons de création de l’association. On appelle cela commenter le projet de statuts et d’association. Les membres de l’association entendent alors les choix que vous présentez. 

Vous (ou le président de séance si c’est une autre personne) devez pour cela ouvrir une période de débats. Elle vise à donner la parole à toutes les personnes présentes afin de recueillir les avis et/ou propositions sur les statuts. Vous devez ainsi rendre compte des dialogues dans le procès-verbal.  

Procéder aux délibérations 

Une première délibération a lieu, durant laquelle le projet de statuts est soumis au vote de tous les participants. Comme on le disait, les statuts doivent être acceptés à l’unanimité ! Seules les personnes émettant un avis favorable aux statuts sont considérées comme membres de votre association ! 

La seconde délibération sert à désigner les membres du Conseil d’Administration de votre association. Dans ce cas, vous devez rédiger dans le procès-verbal les résultats de ce vote. Il faut ainsi fournir les informations sur ces personnes, à savoir :  

  • Le nom et prénom(s) 

  • La nationalité  

  • L'adresse  

  • La profession  

Bon à savoir

L’élection des membres du Conseil d’Administration lors de l’assemblée générale constitutive est temporaire. La durée du mandat s’étend à un exercice social (en général 1 an), clôturé lors l’établissement des comptes de l’association. En revanche, les mêmes personnes peuvent prétendre à un nouveau mandat au même poste ! 

 

En fin de compte, vous devez signer le document (signature, nom et prénom). N’oubliez surtout pas une mention explicite précisant que les membres du conseil acceptent leurs fonctions !

 

L’assemblée constitutive, et après ? 

Pour passer d’une association de fait à une association déclarée de type loi 1901, vous devez faire une déclaration à la préfecture. Cette reconnaissance vous permet notamment de recevoir dons et subventions publiques ! 

La déclaration en préfecture 

C’est à ce moment que la création de votre association prend réellement forme. La déclaration se fait directement ligne sur le site Le Compte Asso.  

Vous fournissez toutes les informations à la préfecture, dont :  

  • Le nom de l’association, voire un sigle  

  • L’objet de l’association, autrement dit son but  

  • L’adresse du siège 

  • L’identité des dirigeants, généralement les membres du CA  

  • L’exemplaire des statuts 

Vous obtenez alors un numéro au Répertoire National des Associations (RNA), qui atteste de l’existence juridique de votre association.  

La publication au Journal Officiel (JO) 

La publication dans le JO vise à informer toute personne de l'existence de votre structure. Attention, cette démarche doit intervenir dans un délai d’un mois après la déclaration en préfecture. La publication est donc une sorte de carte d’identité de votre association, à conserver précieusement.

Bon à savoir

Seules les associations déclarées peuvent recevoir des subventions, notamment de la part de l’État ou des collectivités ! 

 

Trouver des financements 

Avec votre association fraîchement déclarée, vous pouvez désormais demander des subventions publiques, comme des aides ou des garanties pour un emprunt. Il est aussi possible de faire appel à des acteurs privés, par exemple avec le mécénat, le don ou le bénévolat.  

Pour cela, il sera nécessaire d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre activité associative ! Des pièces justificatives sont demandées mais varient d’une banque à l’autre (exemplaire des statuts, extrait du JO, procès-verbal de l’assemblée générale, etc.). 

 

Vous en savez désormais plus sur l’assemblée générale constitutive d’une association et comment en rédiger le procès-verbal. Bien que facultatifs, cette réunion et ce document demeurent indispensables pour garantir une bonne gérance de votre association ! Peur de vous y perdre ? Les équipes de Simplitoo vous guident dans la création de votre association de A à Z !  

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