Société en formation : quelles sont les règles ?
Personne n’échappe à la règle : toute société commerciale doit être immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Pour autant, les associés ont le droit de réaliser des actes lors de sa période de formation, avant même son immatriculation finalisée. Il s’agira, par exemple, de l’achat de matériel, l’ouverture d’un compte bancaire ou la signature d’un contrat de bail commercial. Qu'est-ce qui est autorisé ? Comment rédiger un acte ? Quelle procédure suivre pour la reprise par la société ? Simplitoo vous accompagne.
Qu’est-ce qu’une société en formation ?
Comme son nom l'indique, une société en formation (SARL, EURL, SAS, SASU) est une entreprise en cours de constitution. Elle n’est donc pas encore immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
L’immatriculation au RCS est une formalité obligatoire pour les sociétés commerciales. Elle donne une existence légale à votre entreprise ainsi qu’une personnalité juridique (la possibilité de prendre des engagements en son nom).
La naissance de la société en formation
Au tout début d'une aventure entrepreneuriale, se trouvent un ou plusieurs entrepreneurs qui décident un jour de créer une entreprise. C'est donc très simple : au regard des tribunaux (droit commercial), la société en formation voit le jour lorsque le ou les associés témoignent de leur volonté de créer une entreprise. Il s’agit, par exemple, de l’engagement de pourparlers, de la rédaction d’un projet de protocole ou de statuts, de l’ouverture d’un compte bancaire…
En revanche, l’administration fiscale requiert une preuve concrète de l’engagement du processus de création d’entreprise. La date de début de la période de formation varie selon la nature des apports au capital :
Apports numéraires (sommes d’argent) : dès le dépôt de fonds sur un compte bloqué afin de prévoir la constitution du capital social.
Apports en nature (biens matériels et immatériels) : dès la désignation d’un commissaire aux apports.
Pour les sociétés de personnes (SNC, SCS, SCI, etc.), la période de formation débute à la signature des statuts.
La période de formation s’achève à la réception de l’extrait Kbis qui atteste de l’immatriculation de la société.
Ce qui est autorisé et interdit lors de la période de formation
Vous vous demandez quelles actions vous avez le droit d'entreprendre en attendant l'immatriculation de votre entreprise ? Simplitoo vous éclaire pour ne commettre aucune erreur de démarrage.
Quels actes sont-ils autorisés ?
La société en formation ne dispose pas de la personnalité juridique, puisqu’elle n’est pas encore immatriculée. Elle n’a donc pas le droit de prendre des engagements, de signer des contrats ou encore de recruter du personnel. Les associés peuvent néanmoins réaliser des actes pour avancer dans leur projet entrepreneurial.
Les actions nécessaires à la création de l’entreprise sont notamment :
l’achat du matériel
la signature d’un bail commercial
l’ouverture d’un compte bancaire
la réalisation des formalités administratives nécessaires (règlement des frais de greffe et d’immatriculation, publication d’une annonce légale…)
Ils pourront ensuite être repris par la société constituée et immatriculée au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
Pour réaliser des actes au nom de la société en formation, l’entrepreneur doit impérativement agir au nom de la société ainsi que pour son compte.
Puis-je exercer mon activité lors de la période de formation ?
Impatient de démarrer votre business ? Prenez garde : il est vivement déconseillé de débuter l’exploitation de l’activité avant de détenir l’extrait Kbis. Ce document justifie de l’immatriculation de la société au RCS. Les entreprises en formation ne sont, en effet, pas autorisées à émettre des factures de vente. Elles peuvent néanmoins établir des devis, afin de développer la relation client et de s’assurer de futurs contrats.
Si vous trouvez contraint de démarrer votre activité précocement, veillez à régulariser votre situation dans les meilleurs délais. Vous devrez ainsi signer les statuts et accélérer les formalités d’immatriculation au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Si la demande d’immatriculation est en cours, vous avez le droit de facturer au nom de la société (et pas de l’entrepreneur) en faisant apparaître la mention « Siret en cours d’attribution ».
La période de formation d’une entreprise doit être la plus courte possible, généralement pas plus de 6 mois. À défaut, un juge pourrait décider de qualifier la société en formation en société de fait. Une telle décision rendrait les associés responsables collectivement et solidairement des dettes contractées par chacun d’entre eux.
Société en formation : qui est responsable ?
En tant qu’entrepreneur, vous engagez votre responsabilité personnelle pour les actes accomplis au nom et pour la société. Cela signifie que vous serez redevable des éventuelles dettes ou soucis financiers de votre propre poche.
En effet, votre société en formation n'a pas encore acquis de personnalité juridique. Ce qu'on entend par là ? Une fois immatriculée, la société disposera de droits et devoirs telle n'importe quelle personne. Ce n'est qu'à ce moment-là qu'elle pourra agir en son nom, mais aussi entamer des poursuites judiciaires ou être elle-même poursuivie.
Après l'immatriculation et la reprise des actes, la responsabilité sera transférée à la société en sa qualité de personne morale. Votre responsabilité en tant qu'associé, quant à elle, est limitée au montant de vos apports au capital social. En d’autres mots, votre patrimoine personnel sera protégé en cas de dettes de l’entreprise.
Quelles sont les procédures à suivre pour accomplir des actes ?
Les actes conclus par les associés et les dirigeants statutaires d’une société en formation doivent être clairs : c’est la société qui exécutera le contrat en sa qualité de personne morale, avec sa propre personnalité juridique. Si l’engagement n’est pas clairement pris au nom de la société, les créanciers ne manqueront pas de se retourner contre l’associé qui a mené les discussions en son nom propre.
Ainsi, tout acte accompli devra faire mention de :
la raison sociale (le nom officiel) de la société, telle qu’elle figure ou figurera dans les statuts constitutifs de l’entreprise, et de l’adresse du futur siège.
une mention type « agissant au nom et pour le compte de la société en formation ».
Sans ces informations, l’acte ne pourra pas valablement être repris par la société immatriculée. Seul l’associé qui a conclu l’acte sera alors tenu responsable.
Pour sécuriser vos contrats, vous pouvez y inclure une clause suspensive. Ainsi, la validité et l’exécution du contrat sont conditionnées à l’immatriculation de la société au RCS. En tant qu’associé, cela permet de vous protéger en cas d’abandon du projet de constitution d’une société avant l’immatriculation.
La reprise des actes de formation par la société
Vous le savez désormais : la période de formation d’une société prend fin au jour de son immatriculation au Registre du commerce et des sociétés. À compter de cette date, la société peut reprendre les actes conclus en son nom et ainsi libérer ses fondateurs. L’article L.210-6 du Code de commerce prévoit, en effet, que les engagements repris sont « réputés avoir été souscrits dès l’origine par la société ».
Trois moyens, prévus par la loi, permettent la reprise des actes par la société :
dresser un état des actes accomplis pour le compte de la société en formation avant la signature des statuts
désigner un mandataire chargé, de par son mandat, d’agir entre la date d’adoption des statuts et celle d’immatriculation de la société
reprendre les actes après l’immatriculation au RCS par décision des associés
Pas de panique, on fait le point !
Cas 1 – L'établissement d’un état des actes conclus
Pour les actes réalisés avant l’adoption des statuts, vous devez dresser la liste des actes accomplis. Pour chaque opération, ce document reprend l’identité des contractants, la nature des actes accomplis et le montant des dépenses engagées. N’oubliez pas de l’annexer aux statuts. Cet état précise que l’immatriculation de la société entraine la reprise automatique et rétroactive des engagements pris pour son compte et en son nom.
Cas 2 - La désignation d’un mandataire
Au moment de l’adoption des statuts, les associés peuvent décider de mandater l’un d’entre eux pour accomplir les actes utiles jusqu’à l’immatriculation de la société au RCS. Les attributions confiées au mandataire devront être clairement définies dans un mandat. Le mandataire respectera strictement sa lettre de mission, afin de permettre une reprise automatique de ses actes par la société.
Cas 3 - La reprise des actes par décision expresse des associés
Après l’immatriculation de la société, les associés réunis en assemblée générale peuvent décider de reprendre tout ou partie des actes pris pour le compte de la société en formation. Cette reprise est votée dans les conditions prévues par les statuts ou à défaut à la majorité des associés.
Les actes accomplis qui ne sont pas formellement repris par la société engagent la responsabilité des personnes physiques (dirigeants, associés) qui ont agi pour le compte de la société en formation.
Vous avez désormais toutes les clés pour accomplir des actes pour votre société en formation.
En tant qu'entrepreneur, n'oubliez pas que vous devez passer par une série de formalités de création d'entreprise. Rédiger les statuts, constituer le capital social et immatriculer l’entreprise au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS)... Ces démarches nécessitent du temps et des connaissances pour naviguer sans erreur dans les rouages de l’administration.
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