Le guide des registres obligatoires en entreprise

Quels sont les registres obligatoires en entreprise ? 

Définition

Il existe tellement de registres d’entreprise qu’il est parfois difficile de s’y retrouver. La première étape consiste donc à déterminer ceux qui concernent votre société. 

Pourquoi tenir des registres en entreprise ? 

En tant qu’entrepreneur, la tenue de registres vous permet avant tout d’être à jour en cas de contrôle de l’URSSAF, de l’inspection du travail ou encore de l'administration fiscale. 

Détenir des registres dans votre entreprise vous aide également à mieux gérer votre activité. En effet, la tenue de ces documents vous permet de faire le point sur plusieurs éléments de votre société :  

• Le personnel salarié 

• Les normes, notamment en matière de sécurité 

• Les activités des organes de l’entreprise, comme le comité social et économique (CSE) ou l’assemblée générale (AG) 

Quand tenir des registres en entreprise ? 

La plupart des registres obligatoires doivent être créés dès les premiers mois d’activité de votre entreprise.   

Néanmoins d’autres registres sont établis à la suite d’événements spécifiques dans l’entreprise. À titre d’exemple, vous devez tenir un registre unique du personnel uniquement si vous embauchez des salariés. 

Dans tous les cas, les registres doivent être tenus à jour en temps réel. S’ils comportent des informations erronées et / ou trop anciennes, vous risquez d’être condamné à payer une amende. 

Les registres sociaux 

Le registre des bénéficiaires effectifs 

Le registre des bénéficiaires effectifs (RBE) est obligatoire pour les sociétés immatriculées au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Il permet d’identifier les personnes contrôlant la société.  

Il s’agit notamment :  

• Des associés détenant plus de 25 % du capital et / ou des droits de vote 

• Des personnes ayant un contrôle sur les organes de direction de la société ou sur l’assemblée générale des associés 

• Du représentant légal de la société, si personne n’exerce de contrôle sur les organes de direction 

Pour remplir le registre des bénéficiaires effectifs, vous devez obligatoirement mentionner les informations suivantes pour chaque bénéficiaire :  

• Nom et prénom 

• Date et lieu de naissance 

• Nationalité 

• Adresse personnelle 

• Nature, modalité et étendue du contrôle  

• Date à laquelle la personne est devenue bénéficiaire effectif 

Pour en savoir plus sur ce document : Le registre des bénéficiaires effectifs : comment ça marche ?

La feuille de présence de l’assemblée générale 

La feuille de présence est uniquement obligatoire pour les Sociétés Anonymes (SA) mais reste conseillée pour tout autre type de société. 

Avant de lancer les débats lors de l’assemblée générale, vous devez vous assurer qu’une feuille de présence a bien été établie. Elle doit être signée par l’ensemble des actionnaires présents à la réunion.  

Le document doit indiquer :  

• Ses nom et prénoms 

• Son adresse 

• Le nombre de droits sociaux dont il dispose  

• Le nombre de voix attachées aux droits sociaux 

Si un actionnaire est représenté par un mandataire, son nom doit tout de même inscrit dans la feuille de présence. Le mandataire fournit alors les mêmes informations.

Le registre spécial des procès-verbaux des assemblées générales 

La tenue d’un registre spécial des procès-verbaux des assemblées générales est obligatoire dans toutes les sociétés, à l’exception des Sociétés à Actions Simplifiées (SAS).  

Ce registre regroupe l’ensemble des procès-verbaux de toutes les assemblées ayant eu lieu au sein de votre entreprise.  

Attention, vous devez respecter un formalisme spécifique. Pour que le registre soit conforme, précisez :  

• La date et le lieu de réunion 

• Les nom et prénoms du président de la séance 

• Les noms et prénoms des associés présents et représentés 

• Le nombre de parts détenues ou le nombre d’actions engagées dans le vote 

• Les documents et rapports soumis pendant la réunion 

• Le résumé des débats 

• Les textes soumis au vote et le résultat de ceux-ci 

Enfin, les procès-verbaux composant votre registre doivent être signés à la fois par :  

• Le greffe du tribunal de commerce, un juge du tribunal d’instance ou le maire de la commune du siège social de votre entreprise 

• Chaque associé, pour les SNC et les SCS 

• Le gérant, pour les SARL  

• Les membres du bureau, pour les SA 

Le registre des décisions de l’associé unique 

Les Sociétés par Actions Simplifiées Unipersonnelles (SASU) et les Entreprises Unipersonnelles à Responsabilité Limitée (EURL) ne sont pas concernées par le registre des procès-verbaux puisqu’elles ne comportent qu’un associé unique.  

Néanmoins, le dirigeant doit tenir un registre des décisions de l’associé unique. Il rassemble toutes les décisions prises en tant que chef d’entreprise. 

Les registres des ressources humaines 

Le registre unique du personnel 

Vous devez avoir un registre unique du personnel dès la première embauche dans votre entreprise, même s’il s’agit d’un stagiaire. Il faut disposer d’un registre par établissement : vous en aurez donc plusieurs si votre entreprise est développée et possède plusieurs locaux.  

Le registre unique est tenu dans l’ordre chronologique des arrivées au sein de votre entreprise. En principe, il prend la forme d’un document écrit mais vous pouvez le dématérialiser (sous accord du CSE).  

Les informations que vous y mentionnez doivent être conservées pendant 5 ans à partir du départ du salarié ou du stagiaire de l’établissement. 

Vous devez consacrer une ligne par salarié et y mentionner :  

• Les nom et prénoms du salarié 

• La date de naissance du salarié 

• Le sexe du salarié 

• La nationalité du salarié 

• Les informations sur la carrière du salarié dans votre entreprise (emploi, qualifications, date d’entrée et de sortie) 

• La nature du contrat (CDI, CDD, apprentissage, insertion professionnelle, mise à disposition) 

• Pour les travailleurs étrangers, le type et le numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail 

• Pour les stagiaires, les informations sur son tuteur (nom et prénom) et le lieu du stage  

• Pour les salariés à temps partiel, une mention « à temps partiel »  

• En cas d’autorisation d’embauche ou de licenciement, la date de l’autorisation 

Le registre du comité social et économique (CSE) 

Si votre société dispose d’un comité social et économique, vous devrez tenir le registre du CSE, ou registre des délégués du personnel. 

 Il comporte deux documents distincts :  

• Le registre des questions-réponses, obligatoire pour toute entreprise de moins de 50 salariés. Y figurent l’ensemble des demandes écrites des membres de la délégation du personnel et les réponses de l’employeur. 

• Le registre des dangers graves et imminents, facultatif (car établi seulement en cas de menaces). Il répertorie la cause et la nature du danger, ainsi que les salariés et les postes exposés.  

Veillez à laisser le registre du CSE à disposition des salariés de votre entreprise mais aussi de l’inspection du travail et des membres de la délégation du personnel.

Les autres registres relatifs au personnel 

La tenue d’autres documents est exigée selon la situation de votre entreprise. Si vous organisez le travail par relais, roulement ou équipes successives, vous devrez tenir un registre organisant le travail en équipe. Il précise la composition à jour de chaque équipe (en mentionnant les salariés avec leurs nom et prénoms). 

De la même manière, si vos salariés ont leur jour de repos un autre jour que dimanche, il faudra tenir le registre spécial du repos hebdomadaire. Vous devrez alors :  

• Mentionner le nom des salariés concernés  

• Indiquer le jour de repos de chacun des salariés 

• Tenir à jour le registre en cas de changement  

Les registres sur la sécurité et la santé dans l’entreprise 

Le DUERP (Document Unique d’Évaluation des Risques) 

Le DUERP est un registre obligatoire et nécessaire pour lister l’ensemble des risques professionnels liés à votre activité. Vous devez décrire, poste par poste, les dangers potentiels auxquels vos salariés sont exposés. Afin de classer ces risques, vous vous basez sur leur gravité, en précisant systématiquement le nombre de personnes concernées parmi votre personnel.  

Le DUERP spécifie également tous les moyens de prévention que vous avez mis en place dans l’entreprise. Par exemple, vous pouvez mettre des rambardes de sécurité ou des ventilations dans vos locaux ou encore des panneaux anti-bruit.  

Le registre des accidents bénins non déclarés 

Vous avez la possibilité de tenir un registre des accidents bénins si :  

• Un CSE est en place dans votre entreprise 

• Un médecin, un infirmier et un poste de secours sont accessibles en permanence 

• Votre entreprise ne réalise pas de déclarations d’accidents bénins (sans arrêt de travail ou soin) 

Il rend compte aux organismes sociaux de tous les accidents mineurs survenus lors de l’exercice professionnel. Attention, les accidents doivent survenir 48 heures avant l’inscription. 

Le registre des alertes en matière de santé publique et d’environnement 

La tenue de ce registre permet de grouper les alertes que le personnel fait remonter aux représentants du CSE. En d’autres termes, vos salariés peuvent signaler tout risque grave pour la santé publique ou l’environnement.  

Cela englobe des situations dangereuses mais aussi l’utilisation de produits nocifs.  

En cas d’alerte, celle-ci doit alors :  

• Être écrite  

• Être datée et signée 

• Préciser le (ou les) produit(s) en question 

Vous devrez alors prendre des mesures spécifiques si l’alerte s’avère réelle. Vous avez également l’obligation d'informer le salarié et le CSE de l’évolution de la situation.  

Les registres pour la sécurité des locaux 

Le registre de sécurité incendie indique la conduite à tenir en cas d’incendie dans votre entreprise. Il est destiné à vos équipes mais également au public accueilli dans votre établissement. Concrètement, vous devez y recenser le matériel de lutte contre le feu et les règles à suivre.  

Le registre de vérifications électriques consigne quant à lui les contrôles du réseau électrique de votre entreprise. Vous devrez y indiquer les résultats des contrôles et les éventuelles modifications effectuées.  

Vous savez désormais quels registres sont obligatoires au sein de votre entreprise. Selon votre situation, les exigences varient mais dans tous les cas vous devez les tenir à disposition de l’inspection du travail. Besoin d’aide dans la gestion quotidienne de votre activité ? Les équipes de Simplitoo vous accompagnent dans l’ensemble de ces obligations juridiques. Contactez-nous !